يعمل دفتر الأستاذ العام كسجل لكافة الحسابات ومعاملاتها. ينطوي موازنة دفتر الأستاذ على طرح العدد الإجمالي للديون من إجمالي عدد الائتمانات. من أجل حساب الاعتمادات والمدينين بشكل صحيح ، يجب أولاً فهم بعض القواعد.
كيفية حساب الأرصدة
للبدء ، أدخل جميع حسابات الخصم على الجانب الأيسر من الميزانية وجميع حسابات الائتمان على اليمين. تشمل الرصيد لكل. فكر في أي حساب مدين يؤثر على كل معاملة وما إذا كان سيؤدي في النهاية إلى زيادة هذا الحساب أو إنقاصه. على سبيل المثال ، هل يقلل المخزون أو زيادة النقدية؟ أخيرًا ، احسب الرصيد لكل حساب وقم بتحديث الميزانية.
عند الانتهاء ، تحقق من أن الأرصدة الدائنة متساوية من أجل ضمان توازن الكتب. هناك طريقة أخرى لضمان توازن الكتب وهي إنشاء توازن تجريبي. وهذا يعني سرد جميع الحسابات في دفتر الأستاذ وأرصدة كل الخصم والائتمان. بمجرد حساب الأرصدة لكل من الأرصدة الدائنة والائتمانات ، يجب أن يتطابق الاثنان. إذا كانت الأرقام غير متماثلة ، فقد تم تفويتها أو خطأ في حسابها ولم تكن الكتب متوازنة.
قواعد مهمة لمتابعة
أولاً ، يجب أن تساوي الديون في نهاية المطاف ائتمانات. على الرغم من أن هذا قد يكون مربكًا في البداية ، وقد يكون من المغري استخدام الأرقام الإيجابية والسلبية لحساب المعاملات ، إلا أن العلاقة بين الدين والائتمان في نهاية المطاف تعبر بدقة أكبر عما يحدث في الأعمال التجارية.
ثانيًا ، تزيد الديون من حسابات الأصول والمصروفات وتوزيعات الأرباح بينما تقل القروض. قد يكون من المفيد استخدام برنامج "تذكير" DEAD لتذكر هذا: تزيد الديون من المصروفات والأصول وأرباح الأسهم.
ثالثًا ، العكس ينطبق على حسابات المسؤولية والإيرادات وحقوق الملكية. تزيد الائتمانات من هذه القروض بينما تقللها الديون. ذكرى تذكر هذه العلاقة هي GIRLS: الحسابات التي تزيد هي المكاسب والدخل والإيرادات والخصوم وحقوق المساهمين.
نظرًا لأن هذه الحسابات لها تأثير معاكس على الحسابات التكميلية ، فإن الأرصدة الدائنة والمدينة تساوي بعضها البعض في النهاية وتُظهر أن الحسابات متوازنة. يمكن وصف كل معاملة باستخدام تنسيق الخصم / الائتمان ، ويجب أن تظل الدفاتر في حالة توازن بحيث يتطابق كل خصم مع رصيد مناظر.
الممارسات المحاسبية
تُعد برامج المحاسبة مثل QuickBooks و FreshBooks و Xero مفيدة لموازنة الكتب ، نظرًا لأن مثل هذه البرامج تحدد تلقائيًا أي مناطق يكون فيها الرصيد أو الخصم المدين المقابل مفقودًا. سيكون لدى معظم الشركات محاسب داخلي يتولى كل هذا نيابةً عنك ، لكن إذا كنت تتعامل مع شؤونك المالية ، فمن الأفضل أن تدير أرقامًا مهمة من خلال مستشار محاسبة خارجي مثل محاسب عام معتمد (CPA) أو مسجل وكيل (EA).
ويطلق على المدين بدون رصيده المقابل اسم المدين المتدلي. قد يحدث هذا عندما يتم إدخال إدخال المدين على جانب الائتمان أو عندما يتم الحصول على شركة ولكن لم يتم تسجيل هذه المعاملة. وبالمثل ، يمكن إدخال بطاقة ائتمان في دفتر الأستاذ العام عند إجراء إيداع ، ولكنها تحتاج إلى بطاقة خصم معادلة ، إما في نفس الوقت أو بعد ذلك بوقت قصير ، لموازنة الدفاتر.
