ما هو الطلب؟
يشير طلب الشراء إلى عملية طلب خدمة أو عنصر رسميًا ، وذلك عادةً باستخدام نموذج طلب شراء. إن عملية الطلب هي طريقة موحدة لتتبع جميع طلبات الشراء المقدمة داخل الشركة والمحاسبة عليها.
كيف يعمل طلب
يبدأ طلب ما طلب إجراء محدد ويسجل هذا الإجراء أيضًا لاحتياجات الإبلاغ اللاحقة. على سبيل المثال ، قد يستخدم الموظفون داخل الشركة طلب شراء إذا كانوا بحاجة إلى لوازم إضافية. في وقت واحد ، تمت طلبات الشراء عبر النماذج الورقية ، لكن معظم الشركات تستخدم الآن عمليات طلبات الشراء الرقمية التي تتيح تتبع العملية بسهولة ، بما في ذلك حساب المخزون ذي الصلة. هذه الأنواع من طلبات في كثير من الأحيان تحديث المخزون تلقائيا لتحسين الضوابط.
تعمل عملية الطلب الرسمية على تحسين الكفاءة والمساءلة عبر جميع نقاط الاتصال. على عكس ما يقوم به الموظفون ببساطة من أخذ اللوازم التي يريدونها عندما يرغبون فيها ، فإن طلب الشراء يوفر طريقة أكثر رقابة وتوثيقًا لإدارة مخزون التوريد الداخلي والطلب في المستقبل. على سبيل المثال ، في الأطباء المهنة الطبية إكمال نموذج طلب عند طلب الاختبارات المعملية. تتضمن هذه النماذج الرقمية معلومات هوية المريض وغيرها من المعلومات الطبية ، مما يضمن حصول المرضى على الاختبارات المعملية الصحيحة.
تتضمن نماذج الطلبات عادةً اسم الشخص الذي قدم الطلب وتاريخ الطلب والعناصر المطلوبة وتاريخ التسليم وموقع التسليم والإدارة المسؤولة عن تلبية الطلب. تتضمن الاستمارات أيضًا توقيع الفرد الذي يفي بالطلب وتاريخ الانتهاء. في الشركات الكبيرة ذات المواقع المتعددة والشراء المركزي ، تعد عمليات طلبات الشراء هذه ضرورية في الحفاظ على إنتاجية الموظفين.
يحدث مثال آخر لعملية الاستحواذ في عالم التمويل عندما يختار المساهمون طلب مجلس إدارة الشركة للتصويت على القرارات المقترحة. في جوهرها ، فإن عملية الاستلام هي مفتاح إجراءات موثق رسمي لتحسين الكفاءة داخل بيئة العمل.
طلب شراء أو أمر شراء؟
طلب الشراء هو نموذج داخلي يستخدم لشراء السلع والخدمات وليس له التزامات تعاقدية قانونية أو ملزمة. طلب الشراء هو اتفاقية تعاقدية تستخدمها الشركات عند طلب سلع وخدمات من بائع خارجي. على سبيل المثال ، ستصدر شركة تطلب مستلزمات من متجر مكتب أمر شراء يتضمن تفاصيل العناصر التي يتم شراؤها وأسعارها وشروط الدفع وتواريخ التسليم وأي خصومات خاصة مقدمة للدفع المبكر. نموذج طلب الشراء الداخلي في الشركة مخصص للموظفين الذين يرغبون في طلب مستلزمات لإداراتهم أو لأنفسهم. في كثير من الأحيان تتطلب هذه النماذج تسجيل الخروج الإداري.
