يعد تخطيط موارد المؤسسات (ERP) منهجية موجهة نحو العمليات تدمج النظم المستخدمة عبر الإدارات المختلفة للشركة ، مما يتيح التدفق السهل والموحد للمعلومات تحت ضوابط محددة ، ويساعده استخدام تطبيقات البرمجيات وأفضل الممارسات المحددة.
توضح هذه المقالة الأدوات المستخدمة في ERP وخصائصها لمختلف الوظائف التي تلبيها. لفهم الأدوات بشكل أفضل ، لنبدأ بالمتطلبات الوظيفية.
ما هو المطلوب من نظام تخطيط موارد المؤسسات؟
يحتاج أي نظام ERP بشكل أساسي إلى تلبية المتطلبات الوظيفية التالية.
- يجب أن يكون نظامًا موحدًا ، مع تطبيقات وواجهات سهلة الاستخدام ، يعمل بسلاسة عبر أقسام متعددة من خلال قاعدة بيانات مشتركة شائعة الوصول إلى الوصول (أو قواعد بيانات متعددة ولكن مشتركة) يمكن الوصول إليها من خلال التطبيقات المختلفة للبحث وأدوات إعداد التقارير لإنشاء تقارير تستند إلى مختلف المعلمات (مثل "جميع الطلبات غير المشحونة اعتبارًا من أمس في فئة" الألعاب ") قابلية التخصيص والتخصيص وسهولة دمج الوحدات المخصصة ، حسب الحاجة
الأدوات التي تلبي متطلبات ERP:
لتلبية احتياجات المتطلبات الوظيفية المذكورة أعلاه ، يتم دمج الأدوات والتطبيقات التالية بشكل إلزامي في نظام ERP.
تخزين البيانات وإدارة المعلومات مع سير العمل الراسخ عبر الإدارات والوظائف المختلفة هي العمود الفقري لأي نظام ERP. تتوفر حلول وأدوات متعددة لتخزين البيانات ، والتي تتضمن قواعد بيانات علائقية من شركات مثل Oracle و Sybase و DB2 وعروض مجانية مفتوحة المصدر مثل Microsoft MySQL و PostgreSQL و Apache Derby ، وما إلى ذلك. قد تتضمن أدوات إدارة المعلومات الأخرى أنظمة إدارة المحتوى (CMS) وتطبيقات مستودع.
اعتمادًا على الصناعة والوظائف المطلوبة ، يجب تحديد واحدة مناسبة. قد تجد الشركة المصنعة قاعدة بيانات للمعاملات مثل Oracle أو MySQL لتكون أكثر ملاءمة حيث تنتقل البيانات المستندة إلى المعاملات عبر حالات مختلفة (من التصنيع إلى المخزون إلى طلب الالتقاط إلى حالة العرض). من ناحية أخرى ، قد تجد شركة كتابة المحتوى عبر الإنترنت أن نظام تخزين CMS مع التحكم في الإصدار أكثر ملاءمة لاحتياجاتهم.
يمكن أن تكون قاعدة البيانات أو المستودع إما واحدة مركزية واحدة ، أو متعددة مع تدفق البيانات التلقائي من قاعدة بيانات واحدة إلى أخرى. سير العمل المحدد يضمن حركة البيانات بسلاسة. يمكن استضافة قواعد البيانات محليا أو عن بعد ، أو حتى في السحابة.
· التطبيقات والواجهات مع تحكم إذن مناسب:
يتطلب تخزين البيانات وإدارتها وصولاً للقراءة فقط أو تحرير الوصول لمعالجة البيانات. بمجرد تصنيع العناصر ، يجب أن يتم وضع علامة على أنها مخزون جاهز. يقوم قسم إدارة المخزون بعد ذلك بتحديثه جاهزًا للبيع. بعد عملية الشراء ، يجب تحديث العنصر إلى حالة البيع وما إلى ذلك. لتحقيق ذلك ، تشكل التطبيقات والواجهات سهلة الاستخدام جزءًا لا يتجزأ من أي نظام ERP يحتوي أيضًا على عناصر تحكم وأذونات محددة. على سبيل المثال ، بمجرد أن يتم تمييز عنصر ما على أنه قد تم بيعه ، يجب أن يكون مشغلو قسم الخدمات اللوجستية فقط قادرين على تحديثه بشكل أكبر ، في حين يجب أن يحصل المشاهدون من قسم التصنيع أو المخزون فقط على إمكانية الوصول فقط.
وبالمثل ، بالنسبة إلى أداة ERP لكتابة المحتوى ، بمجرد أن يرسل الكاتب المحتوى إلى المحرر للمراجعة ، يجب أن يكون المحرر هو الوحيد القادر على تعديله ، لتجنب أي ازدواج وتعارض في المحتوى.
لتمكين مثل عناصر التحكم والتطبيقات والواجهات القائمة على الأذونات ، أي حل ERP قد يكون مستندًا إلى المستعرض أو تثبيتات سطح المكتب أو تطبيقات الجهاز اللوحي / المحمول. سيفضل فريق التصنيع في موقع ثابت واجهة تعتمد على سطح المكتب ، بينما يستفيد فريق المبيعات المتنقل باستمرار من واجهة تعتمد على المستعرض أو تطبيق جوال.
يتكون نظام ERP من وحدات نمطية متعددة ومستودعات البيانات حيث تتبع تحديثات البيانات وإجراءاتها تسلسلًا محددًا منطقيًا استنادًا إلى احتياجات العمل. هذا يشكل سير العمل. يمكن اعتبار سير العمل بمثابة العقل الذي يتحكم في وظائف الجسم المختلفة (تدفق الدم والهواء والغذاء واللوازم الأخرى ، وحركة أجزاء الجسم ، إلخ). يعد سير العمل المحدد بوضوح مع وصول مناسب على مختلف المستويات هو الجزء الضروري من أي حل ERP.
الأدوات الشائعة الاستخدام المنفذة في إطار ERP تشمل Agiloft Workflow و WorkflowGen و Inceptico DMS و Intelex Business Management و SimpleECM ، إلخ.
يعد مستوى الإدارة أو مستوى القسم أو مستوى الفريق أو إعداد التقارير على المستوى الفردي مطلبًا مهمًا آخر لنظام ERP. عادة ما يكون متاحًا إما في نموذج لوحة معلومات (مع عرض بيانات في الوقت الفعلي - يعرض معلومات مثل الطلبات المستلمة ولكن لم يتم شحنها بعد ، المدفوعات الفاشلة في الأسبوع الماضي ، وما إلى ذلك) أو في تقارير قابلة للتخصيص يتم إنشاؤها في كلمة أو بيانات مشتركة تحرير التطبيقات مثل جداول البيانات.
تعمل معظم أدوات التقارير ولوحات المعلومات في الوقت الفعلي (أو مع فارق زمني بسيط). مثل التطبيقات المستخدمة من قبل الإدارات لتحديث البيانات ، تتوفر أدوات عرض التقارير / أدوات لوحة المعلومات هذه كتثبيت يستند إلى المستعرض أو سطح المكتب. وهي تشمل أيضًا ميزات إعداد التقارير في نهاية اليوم والتي توفر إرسال التقارير بالبريد الإلكتروني مع المخططات / الرسوم البيانية / الجداول كمرفقات Microsoft Excel أو Word.
أدوات التواصل:
ضمن أي نظام يعمل عبر عدة أقسام ، يكون الاتصال إلزاميًا. تعمل أنظمة ERP على تسهيل ذلك من خلال تقديم أدوات لتوليد البريد الآلي القائم على التصرف أو الرسائل الفورية أو الدردشة أو ميزات البث العامة على مستوى الأفراد والمجموعات. قل بمجرد وضع علامة على الطلب على أنه "جاهز للشحن" ، يجب إرسال رسالة بريدية تلقائية إلى قسم اللوجستيات لبدء عملية الإرسال ؛ أو إذا واجه مطبخ متجر البيتزا مشكلة ، فيمكن إرسال رسالة بث عامة إلى جميع الإدارات الأخرى للتوقف عن تلقي المزيد من الطلبات.
يتم دمج وظائف المراسلة الفورية الإضافية (مثل وظائف Lync أو Chatter أو Yammer) لتمكين الاتصال السهل والفوري.
بالإضافة إلى الأدوات المذكورة أعلاه والتي تعد جزءًا لا يتجزأ من أي نظام لتخطيط موارد المؤسسات ، هناك أدوات إضافية يمكن دمجها حسب الحاجة:
يمكن دمج الكثير من الأدوات التحليلية ضمن نظام ERP من أجل ذكاء الأعمال ، والتحليل التنبئي ، واستخراج البيانات ، والتحليل ذي الصلة. يتم استخدام هذه الأدوات التحليلية للحصول على رؤى قيمة لإنشاء قرارات عمل استراتيجية بناءً على البيانات المتاحة (مثل تتبع سلوك المستهلك حول التسوق في العطلات ، والنتائج المقارنة للمنتجات في الجرف ذو اللون الأحمر والتي تتمتع بمبيعات أكبر من تلك الموجودة في الجرف ذي اللون الأزرق ، إلخ.)
· تخصيص الموارد وأدوات جدولة المهام:
يمكن لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات أيضًا أن تدمج أدوات تخصيص الموارد عبر الإدارات والمهام (للصناعات الكثيفة العمالة). تعمل هذه الأدوات على المبدأ البسيط المتمثل في الوقت المحدد الذي تستغرقه مهمة / مشروع مقابل جدول توافر الموارد. عند إتمام المهمة ، يتم تعيين المورد تلقائيًا لمهمة جديدة تتناسب مع مهاراته ، أو يتم تعيينه في تجمع للمهمة التالية. الأدوات لها وظيفة للتدخل اليدوي على مستوى المشرف في حالة تأخر المهمة. تشمل الفوائد رؤية واضحة حول عبء العمل الحالي والمستقبلي ، والاستخدام الأمثل للموارد ، واستكشاف إمكانيات التشغيل الآلي ، إلخ.
· ميزات إضافية أخرى: يمكن لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات دمج الوحدات النمطية لإدارة الموارد البشرية ، وإدارة المشاريع ، وأنظمة تتبع الوقت ، وإدارة الوثائق ، وما إلى ذلك ، وفقًا لاحتياجات العمل. هناك عدد كبير من الأدوات المتاحة الخاصة بكل صناعة ونوع الوظيفة ، وبائعي ERP يقدمون المساعدة للعملاء المهتمين في اختيار الأنسب. الإنترنت متاح دائمًا للمساعدة الذاتية عند الحصول على المعلومات المطلوبة.
خلاصة القول:
تخطيط موارد المؤسسات هو إطار معقد للتنفيذ وعادة ما يحتاج إلى بائع مخصص للتنفيذ. هناك عائقان كبيران تم تحديدهما مع تطبيقات ERP وهما التكاليف المرتفعة والفشل في الالتزام بأفضل الممارسات. بينما يمكن التخفيف من التكلفة إلى حد ما من خلال التقييم الدقيق للبائعين المختلفين وتقييم أدوات مجانية مفتوحة المصدر ، إلا أن التحدي الآخر المتمثل في حالات الفشل بسبب عدم الالتزام بأفضل الممارسات يمكن تخفيفه من خلال التدريب المركّز على الموظفين. إن التقييم السليم في المراحل الأولية ، والشراكة مع البائعين ذوي الخبرة المناسبة وكونهم واضحين بشأن المتطلبات من البداية سوف يساعد على التنفيذ الفعال والناجح لأدوات تخطيط موارد المؤسسات. (للاطلاع على القراءة ذات الصلة ، انظر "دراسات الحالة للتخطيط الناجح لموارد المؤسسة")
