ما هي التكاليف خارج الجيب المستردة
التكاليف التي يتم استردادها خارج الجيب هي أشياء يدفعها الموظف مقدمًا ثم يتم سدادها من قِبل الشركة. غالبًا ما تكون هذه النفقات متعلقة بالعمل ، على الرغم من أن شركات التأمين تطلب في بعض الأحيان من العملاء الذين يقومون بالتغطية دفعها مقابل دفع الأشياء ثم دفعها.
الماخذ الرئيسية
- التكاليف التي يتم استردادها خارج الجيب هي أشياء تدفعها مقابل أموالك الخاصة ، ثم يدفع لك شخص ما مقابلها. غالبًا ما يتم دفع أجورهم من قبل الموظفين المسافرين الذين يحتاجون إلى سلع وخدمات متعلقة بالعمل أثناء التنقل. تطلب شركات التأمين في بعض الأحيان من عملائها أن يدفعوا ثمن الأشياء مقدماً ثم يسددوها.
فهم استرداد التكاليف خارج الجيب
على سبيل المثال ، إذا كان مندوب المبيعات يتوجه إلى مواقع متعددة يوميًا لزيارة العملاء وجهًا لوجه ، فإن المبلغ الذي يتم إنفاقه على الغاز يعد مصاريف قابلة للاسترداد. في بعض الأحيان ، يتم تعويض الموظف حتى البلى الناجم عن الأميال المفرطة على سيارة شخصية تستخدم في العمل. كل هذا يتوقف على سياسة الشركة. يمكن للموظف تسجيل عدد الكيلومترات و / أو تكاليف الغاز وتقديم دليل للمحاسبة عن الدفع ، أو يمكنه اختيار استخدام الخصم عند تقديم ضرائب العام المقبل.
يمكن أن تحدث التكاليف الخارجية القابلة للاسترداد عند السفر. إذا كان جزء من وظيفة الشخص ينطوي على التنقل على متن طائرة وحضور المؤتمرات على مدار العام ، فغالبًا ما يتم استرداد نفقات مثل الطعام والفندق وتذاكر الطيران والنصائح وما إلى ذلك. تختار بعض الشركات عدم دفع ثمن المشروبات الكحولية ؛ مرة أخرى ، إنها مسألة سياسة.
الموقف الآخر الذي يتطلب غالبًا شراء عمل خارج الجيب هو عندما يعمل شخص ما من المنزل ، كل يوم أو بضعة أيام في الأسبوع. عادةً ما يسافر أحد العاملين عن بُعد إلى متجر مستلزمات المكاتب المحلية لشراء سلع مثل خراطيش الطباعة والورق وملحقات الكمبيوتر ، أو تنزيل التطبيقات الضرورية عبر الإنترنت إذا كانت الشركة لا توفرها عبر شبكة متصلة ومساعدة تقنية المعلومات. مرة أخرى ، يتم استرداد هذه التكاليف ما لم يختار الموظف استخدامها كخصومات على ضرائب العام المقبل. عندما تسدد الشركة الموظفين ، فيمكنها خصم جميع التكاليف كنفقات أعمال دون أي تأثير على ضرائب الفرد.
بالنسبة للمصاريف الطبية ، غالباً ما تتعامل شركات التأمين مع الأطباء أو مقدمي الخدمات مباشرة للتعامل مع الدفع ، ولكن في بعض الأحيان ، تتطلب سياسات التأمين من الشخص المشمول دفع ثمن المنتج أو الخدمة مقدمًا ، ثم تقديم إيصال لاسترداد التكاليف.
يجب على الموظفين الاحتفاظ بسجلات يومية دقيقة للنفقات وتقديم إيصالات على النماذج المقدمة إما من شركاتهم أو عبر الإنترنت وتحويلها إلى قسم المحاسبة وفقًا لجدول زمني محدد مسبقًا. يجب تسجيل جميع الأميال ، بما في ذلك قراءات عداد المسافات والتواريخ والمواقع. التنقل بالأميال ، ومع ذلك ، ليست قابلة للاسترداد.
في كثير من الحالات ، يكون ذلك مفيدًا وأسهلًا لكلا الطرفين إذا كان صاحب العمل يدفع النفقات في وقت مبكر. يمكن أن يوفر الوقت المحاسبي ويمنع الموظف من الاضطرار إلى إنفاق أموال شخصية على العمل عندما يكون الأمر صعباً.
طريقة أخرى للتعامل مع الشركات هي توفير بطاقة ائتمان للشركات باسمها ، ويتم دفع الرصيد مباشرة للتجار.
يمكن أن تكون التكلفة الخارجية المستحقة لممثل المبيعات فاتورة مطعم من مغازلة عميل محتمل أو تكلفة الغاز للانتقال إلى دورة مبيعات في مدينة مجاورة. معظم الشركات لديها مبادئ توجيهية لمساعدة الموظفين على تحديد النفقات التي تعتبر تكاليف خارجة عن التكاليف وأيها غير قابلة للسداد. عادة ، سيتعين على الموظفين الاحتفاظ بالإيصالات وتقديم تفسيرات مفصلة لمشترياتهم.
