يتم قصفنا جميعًا بالكثير من الورق بحيث يكون من الصعب الخوض فيه في بعض الأحيان. بين البريد غير الهام والإيصالات والمستندات المالية التي نجمعها ، قد يبدو من السخف بعض الشيء الحفاظ على الأوراق التي نشعر أننا قد لا نحتاج إليها أبدًا. وبالنظر إلى الانتقال إلى الخدمات المصرفية عبر الإنترنت ، ألم يحن الوقت للتخلي عن نظام علب الأحذية القديم لحفظ السجلات؟
على الرغم من أنك قد لا تحتاج إلى نظام الملفات القديم ، فقد يكون هناك بالفعل وقت تحتاج فيه إلى بياناتك المصرفية القديمة. تمثل هذه البيانات النشاط الذي يحدث داخل حسابك المصرفي - تدقيق أو مدخرات أو أي نوع آخر من الحسابات في مؤسستك (مؤسساتك) المالية. تابع القراءة لمعرفة المزيد حول المدة التي ستحتاجها للاحتفاظ ببياناتك ولماذا.
الماخذ الرئيسية
- يجب الاحتفاظ بالبيانات المصرفية في نسخة ورقية أو إلكترونية لمدة عام ، وبعدها يمكن تمزيقها. تعد المحافظة على البيانات المصرفية مثالية للتحقق من نشاط الخصم والائتمان ، والحماية من سرقة الهوية ، وإثبات الدخل. تتيح البنوك للعملاء الوصول إلى البيانات المصرفية لمدة عام على الأقل عبر الإنترنت.
متى يجب أن تبقي بياناتك؟
أسباب حفظ البيانات
بعيداً عن وجود سجلات للمشتريات ، ودفع الفواتير ، ودائع كشوف المرتبات ، فإن الاحتفاظ ببيانات البنك القديم يوفر عددًا من المزايا. يجب مراجعة نشاط الحساب المصرفي بانتظام لحالات سرقة الهوية والاحتيال في بطاقات الخصم. توفر بيانات الحفظ التحقق من النشاط غير المشروع الذي يمكن استخدامه لاستعادة أي أضرار.
يمكنك أيضًا استخدام البيانات المصرفية للتحقق من نشاط الدخل والمعاملات ، مثل المساهمات الخيرية ونفقات الأعمال التي قد تحتاجها للحصول على إقرارات ضريبية. قد تكون بيانات الحساب المصرفي التي تؤكد عمليات الشراء أو الدفعات الكبيرة جديرة بالحفظ. يمكنك تجزئة إيصالات أجهزة الصراف الآلي (ATM) بمجرد التوفيق بينها مع سجلات حسابك. وبالمثل ، يمكن تمزيق قسائم الإيداع والسحب بمجرد التحقق من المعاملات بالبيان الشهري.
على الإنترنت مقابل البيانات نسخة مطبوعة
يعد الاحتفاظ بنُسخ ورقية من البيانات المصرفية أمرًا ضروريًا في الماضي نظرًا لتوفر معلومات الحساب عبر الإنترنت. تحتفظ العديد من البنوك والمؤسسات المالية ببيانات شهرية للعملاء عبر الإنترنت لمدة خمس سنوات أو أكثر يمكن الوصول إليها من خلال منصاتهم المصرفية عبر الإنترنت. غالبًا ما تأتي البيانات المفصلة بتنسيقات قابلة للطباعة بسهولة ، وكثيراً ما تتوفر معلومات المعاملات الملخصة للتنزيل مجانًا.
قد تتمكن أيضًا من الحصول على بيانات مطبوعة من البنك الذي تتعامل معه بعد عدة سنوات. تفرض بعض البنوك رسومًا على البحث و / أو الطباعة مقابل هذه الخدمة ، حيث لا يمكن القيام بذلك على مستوى الفرع. بدلاً من ذلك ، تتم طباعة البيانات القديمة وإعدادها في مكتب خلفي.
من أجل السلامة ، من الأفضل الاحتفاظ بأي بيانات بنكية مطبوعة في مكان آمن مقاوم للحريق في مكان آمن. يجب الاحتفاظ بالبيانات الإلكترونية في ملف محمي بكلمة مرور.
يجب الاحتفاظ ببيانات النسخ المطبوعة في مكان آمن ومقاوم للحريق يمكن الوصول إليه بسهولة.
وثائق التمزيق
نظرًا لأن العديد من المستندات المختلفة لها متطلبات مختلفة للتخلص منها ، فقد يبدو من الأسهل الاحتفاظ بكل شيء إلى الأبد ، بما في ذلك البيانات المصرفية. ومع ذلك ، فإن الحفاظ على بعض الوثائق إلى أجل غير مسمى ليس هو أفضل ممارسة ، ويرجع ذلك في المقام الأول إلى احتمال حصول لصوص الهوية على هذه الوثائق.
تتضمن المستندات الأخرى التي يجب عليك تمزيقها بعد فترة زمنية معينة ما يلي:
- كشوف بطاقة الائتمان: احتفظ بها لمدة 60 يومًا ما لم تتضمن المصاريف المتعلقة بالضرائب. في هذه الحالات ، احتفظ بها لمدة سبع سنوات. ادع الراتب: قم بمطابقته مع W-2 الخاص بك ثم قم بتمزيقه. فواتير الخدمات: التمسك بها لمدة أقصاها سنة واحدة. الإقرارات الضريبية والإيصالات الضريبية: تمامًا مثل بيانات بطاقة الائتمان المتعلقة بالضرائب ، احتفظ بهذه الملفات في ملف لمدة سبع سنوات. سياسات التأمين على المنزل والسيارات: تمزيق تلك القديمة عندما تتلقى وثائق جديدة. بيانات الرهن العقاري وتحسين المنزل: تمزيق هذه عند بيع المنزل.
كيفية أجاد المستندات الخاصة بك
عندما تكون جاهزًا للتخلص من كشوف الحساب البنكية الخاصة بك ، تأكد من قيامك بتمزيقها. مجرد نسخها إلى نصفين ، لن يمنع لصوص الهوية من تجميع معلوماتك الشخصية معًا. إذا كان لديك جهاز تمزيق ، يمكنك الاعتناء بهذا بنفسك. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد تضطر إلى استئجار خدمة ، خاصة إذا كان لديك عدد كبير من المستندات. أيضا ، تحقق مع البنك الذي تتعامل معه. سيقدم الكثيرون خدمات التقطيع للعملاء دون مقابل.
