تقدم العديد من الشركات شكلاً من أشكال خطة التقاعد المؤهلة ، وهي بذلك تندرج ضمن المبادئ التوجيهية لإدارة قانون ضمان دخل التقاعد للموظف لعام 1974 (ERISA). تضع ERISA مبادئ توجيهية ومعايير دنيا مصممة لحماية موظفي شركات القطاع الخاص الذين يشاركون في خطط استحقاقات التقاعد والرعاية الاجتماعية. يمكن أن تخضع الشركات التي تدير خطة التقاعد المؤهلة والتي لا تتوافق تمامًا مع ERISA لعقوبات باهظة.
إذا كانت خطة التقاعد للموظف توفر دخل تقاعدي مستقبلي أو تسمح للموظفين بتأجيل الأرباح للتقاعد ، فهي خطة ERISA. بصفتك صاحب عمل يقدم مزايا خطة ERISA هذه ، تعتبر ERISA أيضًا أنك ائتماني مسمى ويتولى مسؤولية إدارة هذه الخطط ، وبالمثل ، يجب أن لا تلتزم خططك بالإرشادات والمعايير التي وضعتها ERISA.
الحصول على متوافقة مع ERISA
لا يجب أن يكون الوفاء بمتطلبات الامتثال لـ ERISA مرهقًا للغاية. في حين أن هناك الكثير من المتطلبات ، يمكن لمسؤول جهة خارجية جيد (TPA) تحمل الكثير من العبء. العديد من المتطلبات مدفوعة بالتقويم ، وتتطلب نماذج التقديم في المواعيد المحددة. تشكل تواريخ الموعد النهائي هذه قائمة تحقق واحدة يمكن أن تدار من قبل سلطة إدارة الفنادق أو أحد موظفي الموارد البشرية. يجب الوفاء بالمتطلبات الأخرى على أساس مخصص حسب ما تقتضيه الظروف.
ERISA التقويم المرجعية
تتضمن إدارة خطط 401 (k) أداء مهام امتثال ERISA معينة وفقًا لجدول سنوي. هذه هي المهام الأكثر شيوعًا التي يجب أن تكون جزءًا من قوائم التحقق لمعظم الشركات.
الربع الأول من سنة الخطة: قدم بيانات منافع الربع الرابع للمشاركين في الخطة في موعد لا يتجاوز 45 يومًا بعد نهاية الربع. تقديم مساهمات صاحب العمل في السنة السابقة للحصول على خصم ضريبي لحسابه في السنة السابقة.
الربع الثاني: تقديم بيانات منافع الربع الأول للمشاركين في الخطة. توزيع التأجيلات الزائدة التي تمت في عام 2015 أعلى من الحد IRC Section 402 (g). بالنسبة للمشاركين في الخطة الذين تبلغ أعمارهم 70 سنة في السنة السابقة ، قم بتوزيع الحد الأدنى من التوزيعات المطلوبة للعام الأول (RMDs).
الربع الثالث: تقديم بيانات منافع الربع الثاني. نموذج ملف 5500 للسنة السابقة أو نموذج ملف 5558 لتمديد 2.5 أشهر. إذا تم تعديل وثيقة الخطة خلال السنة السابقة ، فقم بتوزيع وصف موجز للخطة على المشاركين في الخطة. توزيع تقرير سنوي موجز عن السنة السابقة لتخطيط المشاركين.
الربع الرابع: تقديم بيانات منافع الربع الثالث. أرسل الإشعارات المعمول بها إلى المشاركين ، بما في ذلك أقساط أو تغييرات على خطة الملاذ الآمن 401 (ك) أو البديل الافتراضي المؤهل للاستثمار (QDIA) أو التسجيل التلقائي. صحح أي إخفاقات اختبار ADP / ACP ، وادفع ضريبة المكوس بنسبة 10٪.
متطلبات ERISA الجارية
بعض متطلبات ERISA جارية كجزء من إدارة الخطة أو بسبب الأحداث.
الالتزام بوثيقة الخطة: تأكد من أن إدارة الخطة تلتزم باستمرار بشروط وثيقة الخطة. يعتبر مصلحة الضرائب أن أي فشل في التقيد الصارم بشروط وثيقة الخطة هو عيب تشغيلي ، والذي ، إن لم يتم علاجه ، يمكن أن يؤدي إلى تنحية الخطة.
الإفصاح السنوي عن رسوم المشاركين: يجب على جميع الموظفين المؤهلين للخطة والموظفين الذين تم إنهاء خدمتهم والمستفيدين الذين لديهم رصيد في الحساب تلقي كشف عن رسوم المشاركين كل 12 شهرًا.
إشعار بتغيير الخطة: يجب إخطار المشاركين بأي تغييرات في الخطة قبل 30 إلى 90 يومًا من تاريخ نفاذ التغيير.
فرصة التسجيل: يجب منح جميع الموظفين الذين استوفوا سن الخطة ومتطلبات الخدمة الفرصة للتسجيل. يجب أن يتلقوا جميع النماذج والتعليمات اللازمة مع وصف موجز للخطة وأي إشعارات مشارك قابلة للتطبيق.
الامتثال للقرض: تأكد من أن القروض غير المسددة يتم سدادها وفقًا لشروط سياسة الخطة والمذكرة الإذنية للمقترضين.
الودائع في الوقت المناسب: تأكد من إيداع تأجيلات الموظفين ودفعات القروض في الوقت المحدد ، وعادة في نفس الوقت مثل ودائع ضريبة الرواتب.
إجراء التدبير المنزلي الفصلي: صرف أرصدة الحسابات الصغيرة للموظفين الذين تم إنهاء خدمتهم. معالجة التخلف عن سداد القرض ، واستخدام أي مصادرة غير مخصصة.
على الرغم من أن معظم هذه المتطلبات يمكن أن تدار من قبل TPA ، فإن الجهة الراعية لخطة صاحب العمل لديها واجب ائتماني لضمان الوفاء بها وتنفيذها بشكل صحيح.
