إن إمساك الدفاتر المزدوجة هو مفهوم أن كل معاملة محاسبية لها تأثيران على الشؤون المالية للشركة. دفتر الأستاذ العام هو سجل جانبي كل معاملة. إذا قامت الشركة ببيع منتج ما ، فإن إيراداتها تزداد وزيادتها النقدية بنفس القدر. عندما تقترض الشركة أموالاً من دائن ، يزداد الرصيد النقدي ، لكن رصيد دين الشركة يزداد بنفس المبلغ.
يقوم نظام القيد المزدوج بإنشاء ميزانية عمومية تتكون من الأصول والخصوم وحقوق الملكية. الميزانية متوازنة لأن أصول الشركة ستساوي دائماً التزاماتها بالإضافة إلى حقوق الملكية. تشمل الأصول جميع العناصر التي تمتلكها الشركة ، مثل المخزون والنقد والآلات والمباني وحتى العناصر غير الملموسة مثل براءات الاختراع. تمثل الالتزامات كل ما تدين به الشركة لشخص آخر ، مثل الحسابات قصيرة الأجل المستحقة للموردين أو الأوراق الطويلة الأجل المستحقة للبنك. تمثل الأسهم حصة المالكين في الشركة. قد تتضمن حقوق الملكية أي مساهمات قدمها المالكون للشركة ، بالإضافة إلى أرباح الشركة أو ناقص خسائر الشركة.
يحتوي كل إدخال على جانب "خصم" وجانب "دائن" ، مسجل في دفتر الأستاذ العام. تزداد حسابات الأصول عند الخصم وتنخفض عند تسجيل الأرصدة. على العكس ، تزداد المطلوبات وحقوق الملكية عند قيدها وتنقص عند الخصم. إذا زاد أحد الأصول بخصم ، فإن الجانب الائتماني من الإدخال إما سيؤثر على أصل آخر عن طريق خفضه ، أو التأثير على حساب التزام أو حقوق ملكية ، زيادته ، من أجل الحفاظ على الأصول = الخصوم + معادلة حقوق الملكية في حالة توازن.
على سبيل المثال ، إذا فتحت Lucie متجراً جديداً للبقالة ، فقد تبدأ العمل من خلال المساهمة في بعض مدخراتها البالغة 100000 دولار للشركة. سيكون أول إدخال إلى دفتر الأستاذ العام هو الخصم على Cash ، وزيادة أصول الشركة ، والائتمان إلى Equity ، مما يزيد من حصة ملكية Lucie في الشركة. إذا اشترت Lucie بعض وحدات الأرفف بمبلغ 5000 دولار على بطاقة ائتمان الشركة ، فسيتمثل الإدخال التالي في دفتر الأستاذ العام في الخصم على المعدات مقابل 5000 دولار ، وزيادة أصول الشركة ، وائتمان على بطاقة الائتمان المستحقة بمبلغ 5000 دولار ، مما يزيد من الالتزامات الشركة.
قد يتم الاحتفاظ بدفتر ثانوي لكل حساب فردي ، والذي سيمثل نصف الإدخال فقط. دفتر الأستاذ العام ، ومع ذلك ، لديه سجل لكلا نصفي الإدخال. عندما تشتري Lucie الرفوف ، لن يعرض دفتر الأستاذ الفرعي الخاص بالمعدات سوى نصف الإدخال ، وهو الخصم على المعدات مقابل 5000 دولار. يتضمن دفتر الأستاذ الفرعي المستحق لبطاقة الائتمان سجلًا للنصف الآخر من القيد ، وهو رصيد بقيمة 5،000 دولار. سيكون دفتر الأستاذ العام إضافة سطرين إليه ، يوضح كل من الخصم والائتمان لكل 5000 دولار.
وفقا لصحيفة وول ستريت جورنال ، تم توثيق الاستخدام المبكر لنظام الدخول المزدوج من قبل لوكا باشيولي في القرن الخامس عشر. استخدم المحاسبون في القرن الرابع عشر القلم والورق لحفظ السجلات ، ومتابعة كل إدخال مزدوج بدقة. المحاسبين اليوم لا تستخدم عادة كتاب دفتر الأستاذ العام المادية. ومع ذلك ، يستخدم برنامج المحاسبة الحديثة نفس المفهوم الأساسي لنشر إدخالات اثنين إلى دفتر الأستاذ العام لكل معاملة.
