المجلات العامة مقابل دفتر الأستاذ العام: نظرة عامة
عندما يتعلق الأمر بتتبع الموارد المالية للشركة ، فإن نظام القيد المزدوج الذي يستخدم كلاً من دفتر الأستاذ العام والمجلة العامة يعتبر أفضل طريقة لتتبع الإحصاءات الإجمالية والحفاظ على سير العمليات بسلاسة وربحية. ولكن لكي نفهم حقًا كيف يعمل نظام سجل المحاسبة ذات القيد المزدوج ، يجب أولاً تقدير الوظائف المختلفة المرتبطة بالمكونين الرئيسيين: دفتر الأستاذ العام والمجلات العامة.
الماخذ الرئيسية
- تشير المجلة العامة إلى كتاب الإدخال الأصلي الذي يسجل فيه المحاسبون وموظفو الحسابات المعاملات التجارية ، وذلك وفقًا لتاريخ حدوث الأحداث. يتتبع دفتر الأستاذ العام خمسة بنود محاسبية بارزة: الأصول والخصوم ورأس مال المالك والإيرادات والمصروفات. جعلت التقدم في التكنولوجيا ذلك معظم الناس لا يحتاجون إلى الاحتفاظ بكل دفتر حسابات على حدة.
مجلات عامة
يتم تعريف المجلة العامة ببساطة ، على دفتر الإدخال الأصلي الذي يسجل فيه المحاسبون وموظفو الحسابات المعاملات التجارية بالترتيب وفقًا لتاريخ حدوث الأحداث. المجلة العامة هي أول مكان يتم فيه تسجيل البيانات ، وتتضمن كل صفحة في العنصر تقسيم الأعمدة للتواريخ والأرقام التسلسلية وكذلك سجلات الخصم أو الائتمان. تحتفظ بعض المؤسسات بمجالات متخصصة ، مثل مجلات الشراء أو مجلات المبيعات ، التي تسجل أنواعًا محددة فقط من المعاملات.
على الرغم من التطورات الحاصلة في تكنولوجيا البرمجيات ، ستكون هناك حاجة دائمًا لتسجيل المعاملات غير الروتينية في المجلات العامة ، مثل مبيعات الأصول والديون المعدومة والإهلاك.
بمجرد تسجيل المعاملة في دفتر يومية عام ، يتم ترحيل المبالغ إلى الحسابات المناسبة ، مثل الحسابات المدينة والمعدات والمعاملات النقدية.
كتاب الحسابات العام
دفتر الأستاذ العام هو كتاب أو ملف يستخدمه موظفو الحسابات لتسجيل جميع الحسابات ذات الصلة. يتعقب دفتر الأستاذ العام خمسة عناصر محاسبية بارزة: الأصول والخصوم ورأس مال المالك والإيرادات والنفقات. كل حساب هو جدول عمودين على شكل حرف T. يضع أمين الحسابات عادةً عنوان الحساب في أعلى "T" ويسجل إدخالات الخصم على الجانب الأيسر وإدخالات الائتمان على اليمين. يعرض دفتر الأستاذ العام في بعض الأحيان أعمدة إضافية للتفاصيل مثل وصف المعاملة والتاريخ والرقم التسلسلي. يتم نشر المعاملات من المجلات العامة في حسابات دفتر الأستاذ العام ، ثم يتم حساب الأرصدة وتحويلها من دفتر الأستاذ العام إلى رصيد تجريبي.
إعتبارات خاصة
اليوم ، تستخدم معظم المؤسسات برامج لتسجيل المعاملات في دفتر الأستاذ العام والمجلات العامة ، مما أدى إلى تبسيط أنشطة حفظ السجلات الأساسية هذه بشكل كبير. في الواقع ، تحتفظ معظم برامج المحاسبة بمستودع مركزي حيث يمكنك تسجيل دفتر الأستاذ وإدخالات دفتر اليومية. ومع ذلك ، فإن التقدم التكنولوجي يجعل تسجيل المعاملات أسهل وأقل صعوبة ، ولا تحتاج إلى الاحتفاظ بكل دفتر حسابات على حدة. قد لا يكون الشخص الذي يدخل البيانات في أي وحدة من برامج المحاسبة أو مسك الدفاتر الخاصة بشركتك مدركًا لهذه المستودعات. في العديد من تطبيقات البرامج هذه ، يحتاج شخص إدخال البيانات فقط إلى النقر فوق قائمة منسدلة لإدخال معاملة في دفتر الأستاذ أو دفتر اليومية.
