ما هي بطاقة ائتمان الشركات؟
بطاقات ائتمان الشركات هي بطاقات ائتمان تصدر لموظفي الشركات المنشأة والتي تسمح لهم بتحصيل نفقات أعمالهم المصرح بها - مثل الإقامة في الفنادق وتذاكر الطائرة - دون الحاجة إلى استخدام بطاقاتهم أو أموالهم الخاصة. يمكن لهذه البطاقات ، التي تعرف أيضًا باسم بطاقات الائتمان التجارية ، أن تسهل على الموظفين (وأصحاب العمل) إدارة النفقات ، والعديد من مزايا العرض مثل أميال المسافر الدائم والوصول إلى صالات المطارات.
كيف تعمل بطاقة ائتمان الشركات
تم تصميم بطاقات ائتمان الشركات لتلبية احتياجات الشركات المنشأة - عادةً تلك التي تحقق عوائد سنوية لا تقل عن 4 ملايين دولار ، بالإضافة إلى مستخدمي بطاقات يزيد عددهم عن 15 شخصًا ، وتكاليف متوقعة تبلغ 250000 دولار أو أكثر كل عام. في حين أن معظم الشركات ، بما في ذلك الملكية الفردية و DBAs ، يمكن أن تحصل على بطاقة ائتمان تجارية صغيرة ، فإن بطاقات الشركات (كما يوحي الاسم) مخصصة للشركات. هذا يعني أنه يجب هيكلة الشركة وتسجيلها كشركة S أو C لتكون مؤهلة.
كبار مصدري بطاقات الائتمان ، مثل أمريكان إكسبريس ، كابيتال وان ، سيتي بنك ، تشيس ، ويلز فارغو ، يقدمون بطاقات ائتمان للشركات. يتم إصدار البطاقات بناءً على الصحة المالية للشركة - وليس المالية الشخصية للمالكين. قد يطلب مُصدرو البطاقات ، على سبيل المثال ، من الشركة أن يكون لديها بيانات مالية قوية ، بالإضافة إلى سيولة جيدة وتدفق نقدي.
عادةً ما يرغب مصدرو بطاقات ائتمان الشركات في الاطلاع على البيانات المالية المدققة للشركة ، وتفاصيل حول هيكل الشركة وتنظيمها ، والمعلومات الضريبية (بما في ذلك معرف الضريبة الفيدرالية) ، ومعلومات الاتصال الخاصة بمسؤول الشركة المرخص له بممارسة الأعمال نيابة عن الشركة. الشركة - مثل المالك أو الرئيس أو أمين الصندوق.
الماخذ الرئيسية
- تسهل بطاقات ائتمان الشركات على أصحاب العمل والموظفين إدارة النفقات. يتم إصدار بطاقات الشركات للشركات الأكبر والثابتة وتختلف عن بطاقات العمل المتاحة للملكية الفردية و DBA. إنه مهم للموظفين لتعلم ومتابعة بطاقة ائتمان الشركات الخاصة بشركتهم السياسات قبل القيام بأي رسوم. بناءً على البطاقة ، يكون الموظف أو صاحب العمل مسؤولاً عن دفع فاتورة بطاقة الائتمان.
يجوز لصاحب العمل تزويد بعض الموظفين ببطاقة شركة حتى يتمكنوا من دفع نفقات العمل المعتمدة ، مثل الفنادق والوجبات واستئجار السيارات والرحلات الجوية ، وكذلك الوصول إلى النقد من أجهزة الصراف الآلي - كل ذلك دون استخدام أموالهم الخاصة أو سلفة الشركة. سيكون اسم الشركة على البطاقة ، إلى جانب اسم الموظف كحامل بطاقة معيّن. يتم توقيع الموظف على ظهر البطاقة ، تمامًا كما يحدث في بطاقة الائتمان الشخصية.
أنواع بطاقات الائتمان للشركات
حسب نوع بطاقة ائتمان الشركة ، يكون الموظف أو صاحب العمل مسؤولاً عن دفع فاتورة بطاقة الائتمان. مع بطاقة المسؤولية الفردية ، يكون الموظف مسؤولاً عن دفع مصدر بطاقة الائتمان مباشرة عن أي رسوم ، بالإضافة إلى تقديم تقرير عن المصاريف والحصول على تعويض من صاحب العمل. يقوم مصدر البطاقة الائتمانية بفحص ائتمان الموظف قبل منحهم البطاقة ، لكنه "سحب بسيط" لن يؤثر على درجة الائتمان الخاصة بهم.
إذا كانت بطاقة مسؤولية الشركات ، فإن صاحب العمل يدفع الفاتورة عن أي رسوم معتمدة (على الرغم من أن الموظف قد يكون على قيد الحياة لدفع المصدر مباشرة عن أي مصاريف غير مصرح بها أو شخصية). نظرًا لأن الشركة مسؤولة عن دفع الفاتورة ، لن يقوم مصدر بطاقة الائتمان عادةً بفحص ائتمان الموظف ، ولكن من المحتمل أن يكون هذا الشخص مسؤولاً عن تقديم تقارير النفقات العادية حتى تتمكن الشركة من تسوية بيانات البطاقة كل شهر.
قبل أن يستخدم الموظف بطاقة ائتمان الشركات ، يجب عليه معرفة من المسؤول عن سداد الفاتورة كل شهر. إذا كانوا مسؤولين ، فيجب عليهم إنشاء نظام للتأكد من أن المدفوعات في الوقت المحدد ولديهم الأموال المتاحة لتغطية الرصيد.
فوائد بطاقة ائتمان الشركات
تتمثل الميزة الرئيسية لبطاقة ائتمان الشركات في أنها تسهل إدارة النفقات - للموظفين وأصحاب العمل على حد سواء. من منظور الأعمال التجارية ، تسمح بطاقة الشركات لأصحاب العمل بوضع قيود على مقدار ما يمكن لحاملي البطاقات إنفاقه لكل معاملة أو لكل فئة إنفاق أو بشكل عام. يمكن للشركة أيضًا التحكم في الأماكن التي يمكن فيها استخدام البطاقة ، مما يحد من عمليات الشراء لتجار محددين وأنواع التجار والمواقع.
من وجهة نظر الموظف ، يمكن أن تعني بطاقة مسؤولية الشركة تخفيفًا ماليًا ، حيث إنها تلغي الحاجة إلى الدفع مقدمًا للنفقات المتعلقة بالأعمال ثم تنتظر السداد. فائدة أخرى هي أن بعض بطاقات الائتمان الخاصة بالشركات تقدم تقارير إلكترونية عن المصروفات التي تقوم تلقائيًا بملء تقارير مصروفات الشركة بمعلومات الشراء - وهي ميزة تجعل من الأسهل (أي أقل متاعب) إرسال تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب.
تكمن الميزة الرئيسية الأخرى في أنه ، حسب صاحب العمل ، قد يتمكن حاملو البطاقات من الاحتفاظ بأي مكافآت يكسبونها أثناء استخدام بطاقة ائتمان الشركات. قد يكونون ، على سبيل المثال ، قادرين على كسب واسترداد المكافآت لبرنامج المسافر الدائم أو برنامج ضيف الفندق المتكرر. بالطبع ، قد يقرر صاحب العمل الاحتفاظ بالمكافآت من أجل تعويض التكاليف السنوية للشركة أو تقديم حوافز للموظفين ذوي الأداء المتميز. ومع ذلك ، تسمح العديد من الشركات الكبيرة للموظفين بجني ثمار برامج المكافآت نظرًا لأن القيام بذلك يمكن أن يحسن معنويات الموظفين.
بالإضافة إلى برامج المكافآت ، تقدم العديد من بطاقات الائتمان للشركات مزايا يقدّرها المسافرون الدائمين ، مثل الوصول إلى صالات المطار (ميزة إضافية إذا كان المسافر قد توقف لفترة طويلة) ، وخدمات السفر والمساعدة الطارئة ، واستبدال بطاقات الطوارئ وصرف النقد ، والتنازل عن أضرار الاصطدام تأجير السيارات. اقرأ غرامة المطبوعة على اتفاقية بطاقة الائتمان لضمان فهمك لكيفية عمل هذه الفوائد. لتنشيط التغطية التلقائية عند استئجار سيارة ، على سبيل المثال ، ربما يتعين عليك إكمال المعاملة بالكامل باستخدام بطاقة الائتمان المغطاة ورفض التنازل عن أضرار تصادم الشركة المستأجرة. عندما تكون في شك ، اتصل بالرقم الموجود على ظهر البطاقة.
سياسات الشركة لبطاقات الائتمان للشركات
يجب أن يعرف الموظفون سياسات الشركة المتعلقة ببطاقات الشركات من البداية لتجنب ارتكاب الأخطاء التي قد تؤدي إلى كوابيس محاسبية - أو ما هو أسوأ. يجب على حاملي البطاقات التعرف على متطلبات الإنفاق والإبلاغ العامة لشركتهم ومعرفة ما إذا كانت لديهم حدود للإنفاق تنطبق على فئات معينة. من المهم أيضًا معرفة أي قواعد خاصة بقسم أو منصب معين. على سبيل المثال ، سيكون لدى المديرين التنفيذيين للشركة ملفات تعريف إنفاق مختلفة عن الإدارة المتوسطة مثلاً.
بمجرد أن يتعلم حامل البطاقة سياسات شركته ، يجب عليه الالتزام بها. إذا استخدموا بطاقاتهم لشراء شيء لا يمثل مصاريف أعمال معتمدة ، فقد يجعلهم يبدون سيئين في أعين صاحب العمل - حتى لو كان ذلك خطأً صادقا. علاوة على ذلك ، يوجد لدى العديد من الشركات الكبيرة مدير بطاقات سفر وترفيه على الموظفين الذين يمكنهم مراجعة نفقات الموظفين في أي وقت. من المهم أن يستخدم حاملو البطاقات الفطرة السليمة لتحديد ما إذا كانت الرسوم التي توشك على تحقيقها تتعلق بنسبة 100٪ من الوظائف. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فيجب أن يضعوها على بطاقتهم الشخصية وفرزها لاحقًا إذا شعروا بأنهم يستحقون تعويضًا كاملاً أو جزئيًا.
لتجنب كوابيس المحاسبة - أو ما هو أسوأ - لا تخلط النفقات الشخصية مع الإنفاق التجاري.
قبل تنشيط بطاقة ائتمان الشركة ، يجوز لصاحب العمل أن يقدم (أو يطلب) دورات تدريبية شخصية أو عبر الإنترنت لبطاقات ائتمان الشركات المصممة لمساعدة الموظفين على تعلم السياسات. بالإضافة إلى ذلك ، يجوز لصاحب العمل نشر وتحديث السياسات على موقع إنترانت. إنها لفكرة جيدة دائمًا البقاء على اطلاع ، واتباع القواعد ، وتجنب القيام بأي شيء يمكن أن يؤدي إلى عمل أوراق إضافي أو يمكن تفسيره على أنه احتيال. يجب على حاملي البطاقات الذين لديهم أسئلة حول سياسات صاحب عملهم الاتصال بالشخص (أو القسم) الذي يدير البرنامج.
اعتبارات خاصة لبطاقات الائتمان للشركات
بالإضافة إلى فهم واتباع سياسات الشركة فيما يتعلق بحدود الإنفاق ، وأنواع المصروفات المسموح بها ، وكيفية التعامل مع تقارير النفقات ، من المهم أن يدرك الموظفون أنهم - وليس صاحب العمل - مسؤولون عن دفع فاتورة بطاقة الائتمان الخاصة بهم. درجة الائتمان قد تنخفض إذا تخلفت عن الدفع. تقوم AmEx ، على سبيل المثال ، بإبلاغ الحسابات إلى مكتب الائتمان إذا أصبح الحساب متأخراً عن 180 يومًا. من المستحسن إعداد تنبيه عبر البريد الإلكتروني كتذكير بموعد استحقاق هذه المدفوعات.
تمامًا مثل أي بطاقة ائتمان ، يجب على الموظفين التعامل مع بطاقة ائتمان الشركات الخاصة بهم بعناية والاحتفاظ بها في مكان آمن لمنع السرقة أو الخسارة. في حالة فقد البطاقة أو سرقتها ، يجب الإبلاغ عنها في أقرب وقت ممكن حتى يمكن إلغاء البطاقة واستبدالها.
