ما هي خطة المساءلة؟
خطة المساءلة هي خطة تتبع لوائح دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) الخاصة برد العمال مقابل نفقات العمل التي لا يتم فيها اعتبار عملية السداد بمثابة دخل. وهذا يعني أن عمليات السداد لا تخضع للضرائب المحجوزة أو تقارير W-2. ومع ذلك ، يجب أن تكون هذه المصاريف متعلقة بالأعمال لتندرج ضمن خطة قابلة للمساءلة.
الماخذ الرئيسية
- خطة المساءلة هي عبارة عن عملية لتعويض الموظفين عن التكاليف المرتبطة بالعمل. لا تخضع الخطط المحاسبية للضرائب ، حيث أنها لا تعتبر شكلاً من أشكال التعويض عن العمل. لا يمكن اعتبار التكاليف جزءًا من خطة قابلة للمساءلة إلا إذا كانت أعمالًا تجارية. ذات الصلة ، والإبلاغ بدقة ، وإذا تم إرجاع المبالغ الزائدة. إذا اعتبرت التكلفة المستردة غير قابلة للمساءلة ، فهي خاضعة للضريبة من قبل مصلحة الضرائب. عموما يجب إعادة الأموال الزائدة في غضون 120 يوما.
كيف تعمل خطة المساءلة؟
تختلف خطة المساءلة عن الخطة غير القابلة للمساءلة. إذا كانت خطة سداد الأعمال لا تتبع متطلبات مصلحة الضرائب لخطة قابلة للمساءلة ، تكون الخطة غير خاضعة للمساءلة ، ويعتبر سداد المصاريف جزءًا من تعويض الموظف وبالتالي يخضع للحجز ويجب الإبلاغ عنه في نموذج W للموظف.
وفقًا لقواعد مصلحة الضرائب ، بموجب خطة قابلة للمساءلة ، يتم سداد المصروفات إذا كانت متعلقة بالأعمال وتم المحاسبة عنها بشكل كافٍ. بالإضافة إلى ذلك ، يجب إعادة المبالغ المدفوعة الزائدة عن التكاليف الفعلية إلى الشركة خلال فترة زمنية محددة. يمكن أن تشمل النفقات المتعلقة بالأعمال التي يتكبدها الموظفون أشياء مثل السفر أو الوجبات أو الإقامة أو الترفيه أو النقل. يُطلب من الموظفين حساب المصروفات بالسجلات بشكل كافٍ وإرجاع أي تعويضات زائدة خلال فترة زمنية معقولة.
لا يُطلب من أرباب العمل تقديم تفاصيل خطتهم إلى مصلحة الضرائب ، ولكن يجب أن يكونوا قادرين على إثبات أنهم يستوفون متطلبات خطة قابلة للمساءلة.
غالبًا ما يكون أرباب العمل قادرين على استخدام متطلبات خطة أكثر صرامة للمساءلة عن تلك التي تنشرها مصلحة الضرائب.
متطلبات خطة المساءلة
متطلبات الخطة الخاضعة للمساءلة هي أنها مرتبطة بالأعمال ، وأن مصاريف الموظفين تحسب على نحو مناسب لصاحب العمل بطريقة معقولة وفي الوقت المناسب ، وأنه يجب إعادة أي تعويض زائد إلى صاحب العمل خلال فترة زمنية معقولة.
لكي تُعتبر النفقات مرتبطة بالعمل ، يجب أن تفي (فضفاضة) بالمتطلبات التالية: أن التكاليف يجب أن يتم تكبدها خلال فترة التوظيف ، وأن أي حساب يمزج بين المصاريف الشخصية ونفقات العمل يتم حسابه على النحو المناسب مثل تقسيم المصاريف بين صاحب العمل والموظف. ومن الأمثلة الشائعة على ذلك سيارة شخصية تُستخدم في رحلات العمل: في مثل هذه الحالة ، قد يُتوقع من الموظف حساب الأميال التي تم تكبدها أثناء نقله الشخصي ونقل العمل ذي الصلة ، مع تقسيم التكاليف بشكل مناسب.
تخضع المحاسبة الكافية عادةً لتأكيد الطرف الثالث لأغراض إثبات أن أموال الموظفين مرتبطة بالأعمال. الإيصالات هي شكل شائع من أدلة الجهات الخارجية التي سيستخدمها الموظفون لإثبات شرعية طلبات التمويل الخاصة بهم. ومع ذلك ، هناك استثناءات لهذه القاعدة ، بما في ذلك حالات تكاليف غير الإقامة التي تصل إلى أقل من 75 دولارًا ، واسترداد الوجبات التي تقع ضمن معايير مصلحة الضرائب اليومية ، وتكاليف النقل التي يصعب الحصول على إثبات الدفع الرسمي لها ، مثل سيارات الأجرة ، المترو ، والحافلات. بشكل عام ، فإن توقع عودة أموال السداد الزائدة هو إعادة هذه الأموال إلى صاحب العمل في غضون 120 يومًا من تاريخ صرفها.
