مقدمة في نظم المعلومات المحاسبية

جدول المحتويات

• 1. AIS الناس
• 2. الإجراءات والتعليمات
• 3. AIS البيانات
• 4. AIS البرمجيات
• 5. البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات
• 6. الضوابط الداخلية
• كيف يعمل AIS في الحياة الحقيقية
• الخط السفلي

إن نظام المعلومات المحاسبية (AIS) هو هيكل تستخدمه الشركة لجمع وتخزين وإدارة ومعالجة واسترجاع بياناتها المالية حتى يمكن استخدامها من قبل المحاسبين والاستشاريين ومحللي الأعمال والمديرين وكبار المسؤولين الماليين (CFOs) والمراجعين والمنظمين ووكالات الضرائب.

يعمل المحاسبون المدربون خصيصًا مع AIS لضمان أعلى مستوى من الدقة في المعاملات المالية للشركة وحفظ السجلات ، وكذلك إتاحة البيانات المالية بسهولة لأولئك الذين يحتاجون إلى الوصول إليها بطريقة شرعية - كل ذلك مع الحفاظ على البيانات سليمة وآمنة.

تتكون نظم المعلومات المحاسبية عمومًا من ستة مكونات أساسية: الأشخاص والإجراءات والتعليمات والبيانات والبرامج والبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات والضوابط الداخلية. دعونا نلقي نظرة على كل مكون بالتفصيل.

مقدمة في نظم المعلومات المحاسبية

1. AIS الناس

الأشخاص في AIS هم ببساطة مستخدمي النظام. يشمل المحترفون الذين قد يحتاجون إلى استخدام AIS للمؤسسة المحاسبين والاستشاريين ومحللي الأعمال والمديرين وكبار المسؤولين الماليين ومدققي الحسابات. تساعد AIS الأقسام المختلفة داخل الشركة على العمل معًا.

على سبيل المثال ، يمكن للإدارة تحديد أهداف المبيعات التي يمكن للموظفين من خلالها طلب الكمية المناسبة من المخزون. يخطر أمر المخزون قسم المحاسبة بدفع جديد. عند إجراء المبيعات ، يمكن لمندوبي المبيعات إدخال طلبات العملاء ، والمحاسبة يمكن أن فاتورة العملاء ، ويمكن للمستودع تجميع الطلب ، ويمكن لقسم الشحن إرساله ، ويتم إخطار قسم المحاسبة بمستحق جديد. يمكن لقسم خدمة العملاء بعد ذلك تتبع شحنات العملاء ويمكن للنظام إنشاء تقارير مبيعات للإدارة. يمكن للمدراء أيضًا رؤية تكاليف المخزون وتكاليف الشحن وتكاليف التصنيع وما إلى ذلك.

مع AIS مصممة تصميماً جيداً ، يمكن لأي شخص داخل مؤسسة مرخص لها القيام بذلك الوصول إلى نفس النظام والحصول على نفس المعلومات. يبسط نظام AIS أيضًا تقديم المعلومات إلى أشخاص خارج المنظمة ، عند الضرورة.

على سبيل المثال ، قد يستخدم الاستشاريون المعلومات الموجودة في AIS لتحليل فعالية هيكل تسعير الشركة من خلال النظر في بيانات التكلفة وبيانات المبيعات والإيرادات. أيضًا ، يمكن لمراجعي الحسابات استخدام البيانات لتقييم الضوابط الداخلية للشركة والوضع المالي والامتثال لقانون ساربانيس أوكسلي (SOX).

يجب تصميم AIS لتلبية احتياجات الأشخاص الذين سيستخدمونها. يجب أن يكون النظام سهل الاستخدام ويجب أن يحسن الأداء ، ولا يعيق الكفاءة.

2. الإجراءات والتعليمات

الإجراء وتعليمات AIS هي الطرق التي تستخدمها لجمع البيانات وتخزينها واستعادتها ومعالجتها. هذه الطرق كلاهما يدوي وآلي. يمكن أن تأتي البيانات من كل من المصادر الداخلية (مثل الموظفين) والمصادر الخارجية (على سبيل المثال ، طلبات العملاء عبر الإنترنت). سيتم ترميز الإجراءات والتعليمات في برنامج AIS - يجب أيضًا "ترميزها" إلى الموظفين من خلال الوثائق والتدريب. لكي تكون فعالة ، يجب اتباع الإجراءات والتعليمات باستمرار.

3. AIS البيانات

لتخزين المعلومات ، يجب أن يكون لدى AIS بنية قاعدة بيانات مثل لغة الاستعلام المنظمة (SQL) ، وهي لغة كمبيوتر شائعة الاستخدام لقواعد البيانات. ستحتاج AIS أيضًا إلى شاشات إدخال مختلفة لأنواع مختلفة من مستخدمي النظام وإدخال البيانات ، وكذلك تنسيقات الإخراج المختلفة لتلبية احتياجات المستخدمين المختلفين وأنواع المعلومات المختلفة.

البيانات الواردة في AIS هي جميع المعلومات المالية المتعلقة بممارسات العمل في المنظمة. أي بيانات تجارية تؤثر على الشؤون المالية للشركة يجب أن تدخل في AIS.

يعتمد نوع البيانات المضمنة في AIS على طبيعة العمل ، لكنه قد يتكون مما يلي:

• أوامر المبيعاتفواتير إعداد فواتير العملاءتقارير تحليل المبيعاتشراء طلبات الشراءفواتير البائعالتحقق من سجلات بيانات المخزنمعلومات عن عملية التجوالالمعلومات الإضافية

يمكن بعد ذلك استخدام هذه البيانات لإعداد البيانات والتقارير المحاسبية ، مثل تقادم حسابات القبض ، وجداول الاستهلاك / الإطفاء ، وميزان المراجعة ، والأرباح والخسائر ، وما إلى ذلك. إن وجود كل هذه البيانات في مكان واحد - في AIS - يسهل أنشطة حفظ السجلات وتقديم التقارير والتحليل والمراجعة وأنشطة صنع القرار في الشركة. لكي تكون البيانات مفيدة ، يجب أن تكون كاملة وصحيحة وذات صلة.

من ناحية أخرى ، تتضمن أمثلة البيانات التي لن تدخل في AIS المذكرات والمراسلات والعروض التقديمية والأدلة. قد يكون لهذه المستندات علاقة عرضية بأمور الشركة المالية ، لكن باستثناء الحواشي القياسية ، فهي ليست جزءًا من حفظ السجلات المالية للشركة.

4. AIS البرمجيات

مكون برنامج AIS هو برامج الكمبيوتر المستخدمة لتخزين واسترجاع ومعالجة وتحليل البيانات المالية للشركة. قبل وجود أجهزة الكمبيوتر ، كان نظام AIS نظامًا يدويًا يعتمد على الورق ، ولكن اليوم ، تستخدم معظم الشركات برامج الكمبيوتر كأساس لنظام AIS. قد تستخدم الشركات الصغيرة Intuit's Quickbooks أو Sage's Sage 50 Accounting ، ولكن هناك آخرون. قد تستخدم الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم SAP's Business One. قد تستخدم الشركات متوسطة الحجم والكبيرة Microsoft Dynamics Dynamics أو MAS 90 من Sage Group أو MAS 200 أو PeopleSoft من Oracle أو Epicor Financial Management.

تعد الجودة والموثوقية والأمان من المكونات الرئيسية لبرنامج AIS الفعال. يعتمد المدراء على المعلومات التي يخرجونها لاتخاذ القرارات للشركة ، وهم بحاجة إلى معلومات عالية الجودة لاتخاذ قرارات سليمة.

يمكن تخصيص برامج AIS البرمجية لتلبية الاحتياجات الفريدة لأنواع مختلفة من الشركات. إذا كان البرنامج الحالي لا يلبي احتياجات الشركة ، فيمكن أيضًا تطوير البرنامج داخل الشركة باستخدام مدخلات كبيرة من المستخدمين النهائيين أو يمكن تطويره بواسطة شركة خارجية خاصة بالمؤسسة. النظام يمكن حتى الاستعانة بمصادر خارجية لشركة متخصصة.

بالنسبة للشركات التي يتم تداولها علنًا ، بغض النظر عن البرامج وخيارات التخصيص التي تختارها الشركة ، فإن لوائح Sarbanes-Oxley تملي هيكل AIS إلى حد ما. وذلك لأن أنظمة SOX تضع الضوابط الداخلية وإجراءات التدقيق التي يجب على الشركات العامة الامتثال لها.

5. البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات

البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات هي مجرد اسم رائع للأجهزة المستخدمة لتشغيل نظام المعلومات المحاسبية. معظم عناصر الأجهزة هذه ستحتاج إلى امتلاكها على أي حال ، بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر والأجهزة المحمولة والخوادم والطابعات وأجهزة حماية الطفرة وأجهزة التوجيه ووسائط التخزين ، وربما إمدادات طاقة احتياطية. بالإضافة إلى التكلفة ، تشمل العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار الأجهزة السرعة وإمكانية التخزين وما إذا كان يمكن توسيعها وترقيتها.

ربما الأهم من ذلك ، يجب أن تكون الأجهزة المحددة لنظام AIS متوافقة مع البرنامج المقصود. من الناحية المثالية ، لن يكون هذا النظام متوافقًا فحسب ، بل سيكون مثاليًا - فالنظام القوي سوف يكون أقل فائدة من النظام السريع. تتمثل إحدى الطرق التي يمكن للشركات من خلالها تلبية متطلبات توافق الأجهزة والبرامج بسهولة عن طريق شراء نظام تسليم مفتاح يتضمن كل من الأجهزة والبرامج التي يحتاجها العمل. يعني شراء نظام تسليم المفتاح ، نظريًا ، أن الأعمال ستحصل على مزيج مثالي من الأجهزة والبرامج لنظام AIS الخاص بها.

يجب أن تتضمن AIS الجيدة أيضًا خطة لصيانة مكونات نظام الأجهزة وصيانتها واستبدالها وترقيتها ، بالإضافة إلى خطة للتخلص من الأجهزة المعطلة والتي عفا عليها الزمن حتى يتم إتلاف البيانات الحساسة بالكامل.

6. الضوابط الداخلية

الضوابط الداخلية لنظام AIS هي التدابير الأمنية التي يتضمنها لحماية البيانات الحساسة. هذه يمكن أن تكون بسيطة مثل كلمات المرور أو معقدة مثل تحديد الهوية البيولوجية. يجب أن يكون لدى AIS عناصر تحكم داخلية للحماية من الوصول غير المصرح به للكمبيوتر وتقييد الوصول إلى المستخدمين المصرح لهم ، والذي يشمل بعض المستخدمين داخل الشركة. يجب أيضًا منع الوصول غير المصرح به للملفات من قبل الأفراد الذين يُسمح لهم بالوصول إلى أجزاء محددة فقط من النظام.

يحتوي AIS على معلومات سرية لا تخص الشركة فحسب ، بل أيضًا موظفيها وعملائها. قد تتضمن هذه البيانات أرقام الضمان الاجتماعي ومعلومات الرواتب وأرقام بطاقات الائتمان وما إلى ذلك. يجب تشفير جميع البيانات الموجودة في AIS ، ويجب تسجيل الوصول إلى النظام ومسحه. يجب أن يكون نشاط النظام يمكن تتبعه أيضًا.

تحتاج AIS أيضًا إلى عناصر تحكم داخلية تحميها من فيروسات الكمبيوتر والمتطفلين والتهديدات الداخلية والخارجية الأخرى لأمان الشبكة. يجب أن تكون محمية أيضًا من الكوارث الطبيعية وعرام الطاقة التي يمكن أن تسبب فقدان البيانات.

كيف يعمل AIS في الحياة الحقيقية

لقد رأينا كيف يسمح نظام AIS المصمم جيدًا للعمل بسلاسة على أساس يومي أو يعرقل تشغيله في حالة تصميم النظام بشكل سيئ. الاستخدام الثالث لنظام AIS هو أنه عندما تكون الشركة في ورطة ، يمكن استخدام البيانات الموجودة في AIS للكشف عن قصة الخطأ الذي حدث.

تقدم حالات WorldCom و Lehman Brothers مثالين.

في عام 2002 ، استخدم المراجعون الداخليون في WorldCom Eugene Morse و Cynthia Cooper AIS للشركة للكشف عن 4 مليارات دولار من مخصصات النفقات الاحتيالية وإدخالات محاسبية أخرى. أدى تحقيقهم إلى إنهاء المدير المالي سكوت سوليفان ، وكذلك التشريع الجديد - المادة 404 من قانون ساربانيس أوكسلي ، الذي ينظم الضوابط والإجراءات المالية الداخلية للشركات.

عند التحقيق في أسباب انهيار ليمان ، كانت مراجعة نظام AIS وأنظمة البيانات الأخرى الخاصة به مكونًا رئيسيًا ، بالإضافة إلى جمع المستندات ومراجعتها ، بالإضافة إلى مقابلات الشهود. يتطلب البحث عن أسباب فشل الشركة "إجراء تحقيق ومراجعة مستفيضة لأنظمة ليمان للتشغيل ، التداول ، التقييم ، المالية ، المحاسبة وأنظمة البيانات الأخرى" ، وفقًا لتقرير فاحص مكون من 2200 صفحة.

توفر أنظمة ليمان مثالاً على كيفية عدم هيكلة AIS. يذكر تقرير الممتحن أنطون ر. فالوكاس ، "في وقت تقديم إفلاسها ، احتفظ ليمان بمزيج من أكثر من 2600 نظام وتطبيقات برمجية… العديد من أنظمة ليمان كانت غامضة أو قديمة أو غير قياسية."

قرر الفاحص تركيز جهوده على أنظمة 96 التي ظهرت الأكثر صلة. يتطلب هذا الاختبار التدريب والدراسة والتجربة والخطأ فقط لمعرفة كيفية استخدام الأنظمة.

وأشار تقرير فالوكاس أيضًا إلى أن "أنظمة ليمان كانت مترابطة إلى حد كبير ، لكن من الصعب فك رموز علاقاتها وليس توثيقها جيدًا. لقد استغرق الأمر جهدًا غير عادي لفك هذه الأنظمة للحصول على المعلومات اللازمة."

الخط السفلي

تعمل المكونات الستة لنظام AIS جميعها معًا لمساعدة الموظفين الرئيسيين على جمع بياناتهم المالية وتخزينها وإدارتها ومعالجتها واستردادها والإبلاغ عنها. إن وجود نظام معلومات محاسبية متطور وصيانته يتسم بالكفاءة والدقة هو عنصر لا غنى عنه لنجاح الأعمال.