بالنسبة إلى الأعمال التجارية الصغيرة ذات المعاملات القليلة ، يمكن لمالك الأعمال البارع استخدام Excel كبديل لبرنامج المحاسبة. يحتوي Excel على جميع الأدوات اللازمة لإنشاء دفتر أستاذ عام والمحافظة عليه ، لكنه يتطلب فهمًا متينًا للمحاسبة الأساسية والاهتمام بالتفاصيل. بالنسبة لأصحاب الأعمال الذين ليسوا متأكدين من استعدادهم أو لديهم الموارد اللازمة للاستثمار في برامج المحاسبة ، قد يكون Excel مكانًا جيدًا للبدء في الاحتفاظ بسجلات المحاسبة حتى يتم شراء برنامج المحاسبة.
باستخدام Excel باعتباره دفتر الأستاذ العام
يجب أن يتضمن الإعداد البسيط لحفظ السجلات أعمدة لتاريخ المعاملة ووصف المعاملة ورقم المرجع ، مثل الفاتورة أو أرقام التحقق. ستقوم الأعمدة التالية بسرد كل حساب من الحسابات التي سيتم استخدامها خلال العام. يجب التفكير بعناية في اختيار الحسابات ، حيث سيكون من الصعب العودة وإجراء التغييرات لاحقًا. من اليسار إلى اليمين ، يجب أن تكون الحسابات الأولى المدرجة هي حسابات بيان الدخل ، تبدأ بالإيرادات وتنتهي بالنفقات. التالي سيكون حسابات الأصول ، ثم حسابات المسؤولية وأخيرا أي حسابات حقوق ملكية.
يستخدم دفتر الأستاذ العام مسك الدفاتر ذات القيد المزدوج لتتبع جميع معاملات الشركة ، ومن المهم أن يكون لديك فهم قوي لهذا المفهوم قبل البدء في استخدام Excel كدفتر الأستاذ العام.
ما هو مسك الدفاتر الدخول المزدوج؟
إذا كانت هذه شركة جديدة ، فمن المحتمل أن تكون الصفقة الأولى هي الأسهم المستثمرة في الشركة. على سبيل المثال ، دعنا نقول رجل أعمال يدعى جين يقرر فتح متجر ماكينات. لديها 750،000 دولار من المدخرات لبدء العمل مع ويفتح حساب التحقق من الأعمال مع الأموال.
باستخدام مفاهيم مسك الدفاتر ذات القيد المزدوج ، تعرف جين أن هذه الصفقة ستزيد من حساب الشركة النقدي (إدخال المدين) وسيتم تعويضها بزيادة في حساب حقوق المالك (إدخال الائتمان). في نظام Excel هذا ، يجب تسجيل جميع إدخالات الخصم كقيم موجبة ، بينما يجب تسجيل جميع إدخالات الائتمان بقيم سالبة.
في هذا المثال ، يجب على Jane إدخال تاريخ المعاملة ووصفًا مثل "استثمار رأس المال" في السطر الأول من جدول البيانات. ستضع بعد ذلك إدخالًا إيجابيًا بقيمة 750،000 دولار في عمود الحساب "النقدي" في جدول البيانات ، وإدخالًا سلبيًا بقيمة 750،000 دولار في عمود حساب "حقوق المالك" في جدول البيانات. للتحقق من الأرقام ، يجب أن تستخدم Jane صيغة Sum للتأكد من أن كل الإدخالات في كل صف تعادل صفر دولار.
من هناك ، ستواصل جين إدخال سطر لكل معاملة. إذا اشترت المعدات مع الشركة نقدًا ، فستدخل Jane معاملة لإظهار الخصم أو الإدخال الإيجابي في عمود حساب "المعدات" والائتمان أو الإدخال السلبي في عمود الحساب "النقدي". إذا كانت تبيع خدمات التشغيل الآلي للعميل ، فسوف تسجل ائتمانًا لحساب "الإيرادات" وخصمًا في حساب "حقوق ملكية".
أخيرًا ، يجب جمع الإجمالي لكل عمود حساب في أسفل جدول البيانات. يمكن إضافة مجموع جميع حسابات الدخل معًا لحساب صافي الدخل الحالي. يمكن تكوين أعمدة أخرى حسب الحاجة لحساب ، على سبيل المثال ، إجمالي الأصول وإجمالي المطلوبات وإجمالي حقوق الملكية.
