ما هو المكتب الافتراضي؟
يوفر المكتب الافتراضي للشركات عنوانًا فعليًا والخدمات المتعلقة بالمكاتب دون تحمل تكاليف عقد إيجار طويل وطاقم إداري. من خلال مكتب افتراضي ، يمكن للموظفين العمل من أي مكان ولكن لا يزال لديهم أشياء مثل العنوان البريدي وخدمات الرد على الهاتف وقاعات الاجتماعات والمؤتمرات عبر الفيديو.
كيف تعمل المكاتب الافتراضية
تعمل المكاتب الافتراضية كوحدة واحدة لخدمة العملاء ولكنها غير موجودة في موقع ثابت. يحظى هذا النوع من الإعداد بشعبية خاصة لدى الشركات الناشئة والشركات الصغيرة التي ترغب في تقليل النفقات العامة. ساعد إنشاء برامج وخدمات إنتاجية للمكاتب على شبكة الإنترنت ، مثل مؤتمرات الفيديو ، على دفع النمو في المكاتب الافتراضية.
الماخذ الرئيسية
- المكتب الافتراضي هو شركة تعمل كوحدة واحدة ولديها عنوان بريدي فعلي ، لكنها غير موجودة في موقع واحد محدد. وقد أدى تطوير أدوات مثل خدمات التداول عبر الفيديو والرسائل إلى زيادة استخدام المكتب الافتراضي. إن تشغيل مكتب افتراضي أقل بكثير من المكتب التقليدي ، ولهذا السبب فإن هذا النوع من الإعداد شائع بين الشركات الصغيرة والشركات الناشئة. يعمل ترتيب المكتب الافتراضي على توسيع خيارات الوظائف للموظفين وخيارات التوظيف للشركات. بينما يكون المكتب الافتراضي عادة خيار أقل تكلفة للأعمال التجارية ، قد يكون لبعض الخدمات ، مثل الرد على الهاتف وعقد المؤتمرات عبر الفيديو ، إمكانية وصول محدودة.
يمكن أن يؤدي المكتب الافتراضي أيضًا إلى زيادة الإنتاجية ، لأن خدماته تحرر العمال من المهام الإدارية ، وكذلك تنقلاتهم. يمكن لكل موظف العمل من الموقع الأكثر ملاءمة ، ولا يقتصر العمل على تعيين الموظفين الذين يعيشون محليًا.
نظرًا لأن المزيد من الأشخاص يجدون طرقًا للعمل عن بُعد ، يمكن ملاحظة فوائد المكتب الافتراضي على الفور. ومع ذلك ، ليس كل شيء سهل كما يبدو. قد يجد البعض جدولة المساحات المكتبية الافتراضية لا تختلف عن تعارضات الجدولة المستهلكة للوقت المتأصلة في المكتب الفعلي.
مزايا وعيوب المكتب الافتراضي
إن جاذبية المكتب الافتراضي للمستخدمين ذات شقين. أولاً ، التكلفة الشهرية للمكتب الافتراضي أقل بكثير من تكلفة المكتب التقليدي. بعد كل شيء ، ليس لديها أي تكاليف الصيانة والصيانة ، ولا تحتاج إلى أن تكون مزودة بالموظفين. يمكن أيضًا تأمين مكتب افتراضي من خلال عقد إيجار شهري ، لذلك هناك مرونة أكبر إذا تغير عمل المستخدم (لا تنتظر انتهاء عقد الإيجار أو تكبد تكلفة عقد الإيجار المعطل).
يمكن أن تصل تكاليف استخدام مكتب افتراضي إلى 50 دولارًا كرسوم عضوية و 250 دولارًا شهريًا أو أكثر مقابل عقد إيجار شهري للخدمات الأساسية. كلما زاد عدد الخدمات المضافة ، زادت تكلفة ذلك.
ثانياً ، يمكن للمكتب الافتراضي توفير عنوان بريدي ، وخدمات الرد على الهاتف ، وعقد المؤتمرات عبر الفيديو. لذلك ، يمكن أن تظهر الأعمال الصغيرة أكبر مما هي عليه. كما يمكن أن توفر عنوانًا فعليًا (أو عناوين متعددة) للمستخدمين لمقابلة العملاء. في بعض الأحيان ، يمكن أن يضفي العنوان هالة من المكانة لمستخدم المكتب الافتراضي ، مثل ما إذا كان العنوان هو موقع معروف أو شارع معروف. يمكن أن يكون لخدمة الرد على المكالمات الهاتفية الاحترافية نفس التأثير.
تتطلب بعض الخدمات التي يوفرها ترتيب المكتب الافتراضي التخطيط المسبق للاستفادة منها. على سبيل المثال ، تأتي العديد من الحزم مع الاستخدام المحدود لقاعات المؤتمرات أو خدمات المؤتمرات عن بُعد وعقد المؤتمرات عن طريق الفيديو. قد تقيد المكاتب الافتراضية أيضًا الوصول في الليالي وعطلات نهاية الأسبوع. قد يجد المستخدمون عدم وجود مرونة تحد وغير مريح. هناك أيضًا احتمال للانحرافات التي تأتي مع العمل من المنزل ، وبالتالي قد لا يكون بعض العمال منتجين عند العمل في بيئة مكتبية افتراضية.
