ما هي غرفة البيانات الافتراضية؟
تعد غرفة البيانات الافتراضية (VDR) ، والمعروفة أيضًا باسم غرفة الصفقات ، مستودعًا آمنًا عبر الإنترنت لتخزين المستندات وتوزيعها. يتم استخدامه عادةً أثناء عملية العناية الواجبة التي تسبق عملية الدمج أو الاستحواذ لمراجعة وثائق الشركة ومشاركتها والكشف عنها.
فهم غرف البيانات الافتراضية
حلت غرف البيانات الافتراضية بشكل متزايد محل غرف البيانات الفعلية المستخدمة تقليديًا للكشف عن المستندات ومشاركتها. مع عولمة الأعمال والتدقيق المتزايد لخفض التكاليف ، تعد غرف البيانات الافتراضية بديلاً جذابًا لغرف البيانات الفعلية. يمكن الوصول إلى غرف البيانات الافتراضية على نطاق واسع ومتاحة على الفور وأكثر أمانًا. مع تزايد المخاوف الأمنية وتزايد حوادث الانتهاكات ، يقوم مزودو خدمة VDR بتطوير قواعد بيانات أكثر تطوراً ويمكن الاعتماد عليها. سوف تستخدم العروض العامة الأولية (IPOs) ، وعمليات التدقيق ، والشراكات أو الشركات الأخرى التي يجب أن تعمل بشكل مشترك وتبادل المعلومات غرف البيانات الافتراضية.
استخدامات غرف البيانات الافتراضية
تعد عمليات الاندماج والاستحواذ (M&A) أكثر استخدامات VDRs شيوعًا. توفر هذه المستودعات مكانًا للعناية الواجبة اللازمة أثناء الانتهاء من الصفقة. تتضمن معاملات العمل هذه كميات كبيرة من المستندات ، كثير منها سري ويحتوي على معلومات حساسة. يعد استخدام VDR طريقة آمنة وموثوق بها لجميع الأطراف المعنية لمراجعة المستندات وتبادلها أثناء مشاركتها في المفاوضات.
غالبًا ما تعمل الشركات مع بعضها البعض لإنتاج وتصنيع المنتجات أثناء بناء المبنى وتقديم الخدمات. يتطلب تكوين والحفاظ على علاقات العمل هذه العقود ونقل البيانات بشكل متكرر. توفر غرف البيانات الافتراضية لتخزين هذه العقود وإتاحة المستندات المطلوبة بسهولة لاستمرار شراكات العمل. على سبيل المثال ، فإن التغييرات التي تم إجراؤها على المخططات الخاصة بالهيكل بواسطة المهندس متاحة على الفور لجميع المقاولين المشاركين في المشروع.
مراجعة ممارسات الشركة والامتثال والحسابات هي ممارسة شائعة في جميع الأعمال. هذه العملية غالباً ما تكون مشكلة حيث يجب أن يتفاعل العمال مع المنظمين الخارجيين والضباط. أيضا ، اليوم العديد من الشركات لديها مكاتب في مواقع بعيدة وفي جميع أنحاء العالم في مناطق زمنية مختلفة. يتيح استخدام غرفة البيانات الافتراضية للمحامين والمحاسبين والجهات التنظيمية الداخلية والخارجية والأطراف المعنية الأخرى الحصول على نقطة وصول مركزية. توفير نظام مركزي يقلل من الأخطاء والوقت. أيضا ، فإنه يوفر شفافية الاتصالات. اعتمادًا على نوع التدقيق ، يختلف مستوى الوصول والسلطة.
يعد تقديم عرض عام أولي (IPO) مهمة شاقة تتطلب قدراً لا يمكن تصوره من الأعمال الورقية. مثل التدقيق ، الشفافية ضرورية. يجب على الشركات إنشاء وتبادل واستبقاء وإدارة كميات كبيرة من الوثائق. نظرًا لطبيعة المعاملة ، سيتم تقييد وصول معظم المستخدمين ، مثل "العرض فقط". قد تكون القدرة على النسخ أو إعادة التوجيه أو الطباعة محظورة.
بديل ل VDR
على الرغم من أن غرف البيانات الافتراضية تقدم العديد من المزايا ، إلا أنها غير مناسبة لكل صناعة. على سبيل المثال ، قد تختار بعض الحكومات الاستمرار في استخدام غرف البيانات المادية لتبادل المعلومات بسرية تامة. يتجاوز الضرر الناجم عن الهجمات الإلكترونية المحتملة وانتهاكات البيانات الفوائد التي توفرها غرف البيانات الافتراضية. نتائج مثل هذه الأحداث يمكن أن تكون كارثية إذا وصلت الأطراف المهددة إلى معلومات سرية. في تلك الحالات ، لن يكون استخدام VDR اعتبارًا.
