تطور عالم التمويل ليصبح مكان عمل تنافسي للغاية. على الرغم من أن هناك 24 ساعة فقط في أي يوم ، كما يقول المثل ، فإن الوقت هو المال. لذلك ، تعد الإدارة الفعالة للوقت ميزة تنافسية لأي خبير مالي يتطلع إلى أن يصبح أكثر إنتاجية ويزيد من وقت الجودة عن العمل.
ومع ذلك ، هناك العديد من الانحرافات التي يمكن أن تبقيك في العمل لفترة أطول من اللازم. تابع القراءة لتتعرف على بعض هذه المبذرات الشائعة للوقت وتعرف على عدد من نصائح إدارة الوقت التي ستجعلك تنجز المزيد من العمل في وقت أقل.
الحفرة السوداء
هناك العديد من الوقت يهدر التي يمكن أن تمتص الإنتاجية. على سبيل المثال ، يتم إغراء المتخصصين في الشؤون المالية على الدوام بتعدد المهام لنفترض أنك مستشار ، وبين الساعة 8:30 والساعة 10 صباحًا يوم الأربعاء ، يمكنك تنفيذ ما يلي:
- أنت تعمل على جدول بيانات ، ولكن توقف بعد أن انقطعت عن طريق رسالتين جديدتين للبريد الإلكتروني ، ثم أرسل ستة رسائل بريد إلكتروني على التوالي ، يتبعها التحقق من صور زفاف صديق الكلية على Instagram ، ثم قبول دعوة شركة للتنزه الاجتماعي عبر رسالة Slack ، قبل إرسال مكالمتين غير متوقعتين من العملاء المحتملين ، ويجب أخيرًا إنهاء المكالمة فجأة عندما يتوقف مديرك لتذكيرك بأنك تأخرت بخمسة دقائق عن اجتماع الموظفين.
هل هذا يبدو مثل صباح نموذجي بالنسبة لك؟ إذا كان الأمر كذلك ، وخاصةً إذا كنت تعمل في بيئة شركات متطورة مثل شركة الأسهم الخاصة أو بنك الاستثمار ، فربما تكون في المستوى الأدنى أداءً مقارنة بنظرائك.
بعد خمس أو عشر سنوات من الآن ، لن يتذكرك أحد أو يهتم بك أو يروج لك لجميع الأعمال المزدهرة التي أنجزتها. هل كان العالم سيهتم إذا أنهى توماس جيفرسون الكثير من عمليات خلط الورق ولكن لم يساعد في كتابة إعلان الاستقلال؟ وينطبق الشيء نفسه في عملك - مؤسستك تقدر العمل والروائع اللازمة ، وليس العمل المزدحم.
تخطيط
كل ظهر أحد أيام الأحد ، أكمل قائمة "المهام الواجبة" في الأسبوع المقبل ، ويفضل استخدام تطبيق أو خدمة ويب تتم مزامنتها عبر جميع أجهزتك. تسليط الضوء على العناصر الحاسمة للغاية لنجاحك في العمل وفي حياتك الشخصية. الأشياء التي لم يتم إبرازها هي على الأرجح أشياء يمكنك تفويضها أو تأخيرها أو تجنبها تمامًا.
في مجال التمويل ، تشمل النواتج المهمة التقارير أو الأبحاث التي يجب أن تكون دقيقة وتقدم قبل الموعد النهائي. يتم تقديم أفضل خدمة لمؤسستك إذا ركزت على تحسين جودة هذه التقارير ، بدلاً من مجرد القيام بعمل لائق عليها حتى تتمكن من توفير وقت للعناصر غير الأساسية (مثل الإجابة على رسائل البريد الإلكتروني ذات الأولوية المنخفضة أو المشاركة في فترة طويلة اجتماع معطل).
وبالمثل ، قبل عشر دقائق من مغادرة العمل كل يوم ، انتهى من سرد عناصر عمل اليوم التالي وترقيمها حسب الأهمية والأولوية. مرة أخرى ، اسأل نفسك باستمرار عن كل الأشياء التي لا تحتاج إلى فعلها - الأشياء التي لا تلبي عتبة إنتاجية معينة.
(أيضا ، تحقق من العثور على مكانة الخاص بك في الصناعة المالية.)
تعدد المهام
إن النجاح في التمويل يتلخص في قدرة الفرد على تحقيق النواتج الحرجة والفورية دائمًا. ما هي المعلومات والبيانات الهامة التي يعتمد عليها مديرو المالية؟ ما الذي يمكنك تقديمه من أجل مساعدة مؤسستك و / أو عملائك على الفوز؟ هل ينطوي ذلك على تقديم تقرير التدقيق في الوقت المناسب ، أو حسابات دقيقة لصافي القيمة الحالية في مشروع مقترح أو التأكد من أن الصيغ الموجودة في Excel تؤدي إلى إجماليات مناسبة؟
في نهاية اليوم ، لا أحد يهتم بكل رسائل البريد الإلكتروني التي قمت بتبادلها ، أو اجتماعات النادي الاجتماعي التي حضرتها أو الإيداع الزمني للمجلدات في مجلس الوزراء الخاص بك. تعدد المهام يمنع باستمرار الأفراد من تقديم أفضل ما لديهم في عدد قليل من التسليمات الحرجة التي يتوقعها أصحاب العمل منهم.
قم بتنفيذ عناصر الإجراءات المهمة والصعبة والملحة والأعلى قيمة أولاً. يمكن للنجاح في مجال التمويل أن ينطوي على البساطة في الأساليب المتعلقة بكيفية التعامل مع مهامك. قد يبدو هذا بسيطًا بشكل وحشي بالنسبة للخريجين حديثي القراءة والمفتوحين جيدًا ، ولكن قم بعمل شيء واحد في وقت واحد ولا تتوقف حتى تكتمل. إذا كانت مهامك تتعلق بمشروع طويل الأجل ، فقم بتقطيعه إلى مراحل قصيرة الأجل والانتهاء مسبقًا. كما قال هنري فورد ، "لا شيء صعب بشكل خاص إذا قسمته إلى وظائف صغيرة". يؤدي القيام بالأشياء من البداية إلى النهاية إلى التخلص من أوجه القصور الباهظة التكلفة لأنك ستتجنب الاضطرار إلى البدء من جديد وإعادة معايرة عناصر مختلفة غير مرتبطة.
(استكشف أنواع الوظائف في الصناعة المالية باستخدام "الخيارات الوظيفية المالية للمحترفين".)
صندوق الوارد
البريد الوارد الخاص بك هو المبذر وقت كبير. إذا كانت غالبية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك غير ذات صلة بمهامك المباشرة في متناول اليد ، فأنت تملأ يومك بشكل متقطع بمعلومات القمامة.
لتجنب هذا:
- قم بتعيين أوقات محددة مسبقًا للتحقق من بريدك الإلكتروني ، وتحقق من صندوق الوارد الخاص بك لا يزيد عن ثلاث أو أربع مرات في اليوم. يمكنك إنشاء مجلد بعد ساعات العمل لرسائل البريد الإلكتروني التي يجب عليك الوصول إليها ، لكن ذلك ليس عاجلاً. يُعد هذا المجلد مفيدًا لك على وجه الخصوص للعودة إلى الطلبات المهمة التي يمكن أن تنتظر بضعة أيام عمل قبل الحصول على استجابة منك. أرسل فقط رسائل البريد الإلكتروني الأكثر أهمية خلال يوم العمل. على الرغم من أنه من المهم أن تظل محدثًا داخل مجموعتك ، إلا أن جزءًا كبيرًا من وقتك يمكن أن يضيع من قبل الزملاء عديمي الخبرة أو الأقل انضباطًا الذين يغمرون صندوق الوارد الخاص بك برسائل غير ذات صلة. يمكنك تقليل هذه الأنواع من رسائل البريد الإلكتروني من خلال عدم الاستجابة لتلك التي لا علاقة لها بالعمل. تفريغ البريد الوارد قبل أن تغادر العمل. يمكنك تحقيق ذلك عن طريق إنشاء مجلدات متعلقة بالمشروع يمكنك فيها إيقاف رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بمشاكل محددة. حفظ صندوق البريد الوارد فارغًا يوفر لك الوقت عن طريق إزالة الرسائل غير الأساسية من انتباهك. إذا كانت هناك عناصر تتطلب الاهتمام تمامًا خلال الساعات القليلة القادمة أو في اليوم التالي ، فضعها في مجلد عاجل.
نصائح أخرى لتوفير الوقت
تتبع كم من الوقت كنت حقا النفايات
قم بإنشاء جدول بيانات بسيط يسمح لك بإدخال الوقت المقدر الذي أهدرته في الأمور البسيطة. القيام بذلك على أساس يومي. أثناء تطوير هذه العادة والحفاظ عليها ، ستقوم بتدريب نفسك على التعرف على الأمور غير المهمة أثناء مواجهتك لها.
المستندات الورقية فقط مرة واحدة
بمجرد معالجتها ، يمكنك حفظها أو إرسالها أو التخلص منها.
رسالة مباشرة زملائك
إن التجول في مكتبك أو بين الأقسام قد يكلفك بضع ساعات في الأسبوع - ونعرف مدى كلفة ذلك على أساس سنوي. ما لم تكن هذه المسألة مهمة أو معقدة ، فغالبًا ما يكون استخدام الرسائل المباشرة عبر نظام مراسلة الشركات أو خدمة الويب المعتمدة طريقة أكثر فاعلية للحصول بسرعة على إجابات لمجموعة متنوعة من الأسئلة.
تعرف أين كل شيء في أي وقت معين
وهذا يشمل كل من المعلومات الإلكترونية والورقية. إذا كنت تقدر وقتك ، فلا تضيعه في البحث عن الأشياء.
افصل مهامك إلى أربع فئات:
-
عاجل ومهم - مثل التقارير المالية والمحاسبية ذات المواعيد النهائية الصارمة والمقتربة.
ليست مهمة ومهمة - مثل التواصل داخل مجموعتك المالية أو فصول التدريب ، إلخ.
عاجل وغير مهم - مثل الرسائل المتفرقة من صندوق الوارد الخاص بك و "التسجيل في المواعيد المحددة" لاجتماعات النادي.
ليست ملحة وغير مهمة - مثل المحادثات لمدة عشر دقائق عن طريق آلة البيع ، والتحقق من كرة القدم الخيالية ، إلخ.
(من الواضح أنك يجب أن تقضي يومك قدر الإمكان في الفئة الأولى.)
مندوب ، مندوب ، مندوب
هذا هو ما سيفصلك عن العبوة أثناء تقدمك في المؤسسة. تعامل مع المهام التي يمكنك تنفيذها فقط . أثناء صقل مهاراتك في إدارة الوقت ، سيكون لديك قريبًا تقارير مباشرة مخصصة لك. حدد المهام التي لا تحتاجها للتعامل مع نفسك قدر الإمكان. يجب أن تفعل فقط الأشياء التي تتطلب اهتمامك أو خبرتك.
لا تدير شخصيتك
يجب أن يتمتع المهنيون الماليون بمهارات في إدارة الوقت ، لكن يجب أن يكون لديهم أيضًا علاقة ودية وحسن نية مع الزملاء الداخليين والمجتمع الخارجي. إن التركيز بشكل حصري على الوقت يمكن أن يجعلك تبدو كاشطًا ، مما يؤدي إلى تأجيل الكثير من الأشخاص عندما يكونون من حولك ، بما في ذلك في إعدادات تطوير الأعمال الاجتماعية. إذا لم تكن حريصًا ، فسوف تفكر في أنك معلم إدارة الوقت ، لكنك لن تكون على دراية تمامًا بختم "الأبله الاجتماعي" على جبينك.
مهارات الاتصال والقيادة وتطوير الأعمال لا تقل أهمية عن مهارات إدارة الوقت. مع تقدم المتخصصين في الشؤون المالية في حياتهم المهنية ، لن تكون مهارات إدارة الوقت وحدها كافية في مساعدتهم للوصول إلى المستوى التالي (أي المستوى التنفيذي).
الخط السفلي
(للمزيد ، اقرأ الكفاءة المالية: دليل المحلل لإدارة الوقت.)
