ما هو طلب الاقتراح (RFP)؟
طلب تقديم عروض (RFP) هو مستند أعمال يعلن ويوفر تفاصيل حول المشروع ، فضلاً عن طلب عروض من المقاولين الذين سيساعدون في إكمال المشروع. تفضل معظم المنظمات استخدام طلبات تقديم العروض ، وفي كثير من الحالات ، لا تستخدم الحكومات سوى طلبات الاقتراح. قد يتطلب طلب تقديم اقتراح لبرنامج محدد من الشركة مراجعة العطاءات لفحص جدواها وصحة الشركة العارضة وقدرة العارض على القيام بما هو مقترح.
الماخذ الرئيسية
- طلب تقديم العروض هو إعلان تمويل مشروع تنشره منظمة تقدم الشركات عطاءات لها. يحدد طلب تقديم العروض عملية تقديم العطاءات وشروط العقد ويرشد كيفية تنسيق العرض. تستخدم طلبات تقديم العروض في المقام الأول من قبل الوكالات الحكومية للحصول على أقل عرض ممكن. تسمح طلبات تقديم العروض للشركة الطالبة بالحصول على مزايدين متعددين.
فهم طلبات تقديم العروض (RFP)
تحدد عروض تقديم العروض عملية تقديم العطاءات وشروط العقد ، وتقدم إرشادات حول كيفية تنسيق عروض الأسعار وتقديمها. وهي محفوظة عادة للمشاريع المعقدة. تحدد هذه الطلبات طبيعة المشروع ومعايير التقييم التي تكشف عن كيفية تصنيف المقترحات. قد تتضمن الطلبات بيان عمل ، يصف المهام التي يتعين القيام بها من قبل العارض الفائز وجدول زمني لتوفير العمل النهائي. وهي تشمل أيضًا معلومات عن المنظمة المصدرة وخط عملها.
طلبات تقديم العروض أيضًا توجه مقدمي العروض حول كيفية إعداد المقترحات. قد يحددون تعليمات حول المعلومات التي يجب على العارض تضمينها والتنسيق المطلوب.
لا ينبغي أن يكون الاقتراح مفصلاً بشكل مفرط لأنه قد يعيق إبداع المقاول ، ويجب ألا يكون غامضاً لدرجة أن المقاول متعثر.
يتم تقديم غالبية طلبات تقديم العروض من قبل الوكالات الحكومية والجهات الأخرى المشاركة في القطاع العام. يطلب منهم عمومًا فتح المنافسة بين الشركات الخاصة لجعل العملية عادلة. للحفاظ على انخفاض التكاليف ، تريد هذه الوكالات ضمان حصولها على أقل عرض وأكثر تنافسية.
السبب وراء قيام المنظمة بطرح طلب تقديم العروض هو الحصول على عروض أسعار متعددة. قد تستفيد المنظمة الساعية من عدة مزايدين ومنظورات. على سبيل المثال ، قد تطلب الشركة التي ترغب في تغيير عملية إعداد التقارير الخاصة بها من نظام يستند إلى الورق إلى نظام قائم على الكمبيوتر ، طلبًا للحصول على مقترح للأجهزة والبرامج وتدريب المستخدم لإنشاء النظام الجديد ودمجه في العمل.
متطلبات طلب الاقتراح
قد يُطلب من الوكالات الحكومية أو الكيانات الأخرى إصدار طلبات لتقديم مقترحات لتوفير منافسة كاملة ومفتوحة لتخفيض تكلفة الحل. قبول اقتراح أكثر استجابة للمواصفات قد لا يعني دائمًا عرض السعر الأقل.
قد يُنشئ إنشاء طلب الاقتراح بمهارة نجاح أو فشل الحل الناتج. إذا كانت المتطلبات المحددة غامضة للغاية ، فقد لا يقوم العارض بتصميم وتنفيذ حل كامل للمشكلة. إذا كانت المتطلبات مفصلة ومقيدة للغاية ، فقد يكون الإبداع والابتكار لدى مقدمي العروض محدودًا.
تبدأ عملية طلب تقديم العروض بصياغة طلب تقديم. يقوم العارضون بمراجعة الالتماس وتقديم اقتراحات للتحسين. بعد تنفيذ الملاحظات ، يتم إصدار الطلب النهائي للمقترح. مقدمي العروض ثم تقديم مقترحاتهم. يختار العميل مجموعة صغيرة من مقدمي العروض ويدخل في مفاوضات بشأن الأسعار والتفاصيل الفنية. قد يطلب العميل من مقدمي العروض الباقين تقديم أفضل عرض نهائي قبل منح العقد. يتم تقديم العقد إلى الشركة لتوفير أفضل حل لهذه المشكلة.
مثال على طلب الاقتراح
لنقل ، على سبيل المثال ، تصدر الإدارة الفيدرالية للسكك الحديدية طلبًا لتقديم مقترحات لتمويل وتصميم نظام السكك الحديدية عالي السرعة وتصميمه وبنائه وتشغيله وصيانته. تقدم الأطراف المهتمة مقترحات تفي بالمتطلبات المحددة في الوثيقة. بناءً على المقترحات التي وردت بحلول الموعد النهائي ، تنشئ وزارة النقل لجانًا لمزيد من المراجعة وتطوير المقترحات. تختار وزارة النقل الاقتراح الأكثر شمولاً لأهدافها وتستأجر الشركة لتنفيذ العمل.
