ما هو الشراء للدفع؟
يُعد نظام "الدفع إلى الشراء" نظامًا متكاملًا يعمل تلقائيًا على أتمتة عملية شراء السلع والخدمات للشركة. حصل النظام على اسمه لأنه يتعامل مع جميع جوانب الاستحواذ من شراء البضائع إلى دفع البائع. تتمثل الفوائد الرئيسية لعملية الشراء للدفع في الكفاءة ، وفورات في التكاليف ، وزيادة الرؤية المالية والمشتريات.
فهم الشراء إلى الدفع
يبدأ نظام الشراء للدفع بالطلب والعائدات إلى الشراء وينتهي بالدفع. الطلب هو عملية طلب رسميًا لخدمة أو عنصر أو منتج مع نموذج طلب شراء. يحدث الشراء عند استلام البضائع أو الخدمات. ينتهي النظام عند إجراء الدفع.
الماخذ الرئيسية
- "الشراء للدفع" هو نظام شراء كامل للشركات من شراء البضائع إلى مدفوعات البائع. يسمى الشراء بالدفع أيضًا P2P أو الشراء إلى الدفع أو الشراء الإلكتروني أو طلب الشراء من الحساب. يتم الدفع التلقائي ، ويوفر التكاليف ، ويقلل من المخاطر. الشراء إلى الدفع ليس مُصممًا لتسريع دفع البائع لأن هذا لا يصب في مصلحة الشركات التي ترغب في التمسك بأموالها لأطول فترة ممكنة. تم تصميم أنظمة الشراء إلى الدفع لتحسين الكفاءة والضوابط المالية.
تسعى عملية الشراء إلى الدفع إلى تحسين عملية الشراء ، وبالتالي الاستفادة من المنظمة من خلال ضوابط وكفاءة مالية أفضل. يوفر هذا النظام المُبسَّط والمتكامل التكاليف ويقلل المخاطر. يتضمن نظام الشراء إلى الدفع النموذجي خمس خطوات ومتطلبات للإكمال:
- الفهارس: الفهارس من الموردين المفضلين هي الشرط الأول في نظام الشراء للدفع. طلبات الشراء: بمجرد اختيار المنتج من الكتالوج ، يرسل المشتري طلب شراء إلى المدير المناسب. سير عمل أمر الشراء: يتم إنشاء أمر شراء بمجرد موافقة المدير على طلب الشراء. إعداد الفواتير: يعد هذا مكونًا أساسيًا لنظام الشراء إلى الدفع لأن المعالجة اليدوية للفواتير عملية شاقة للغاية وتستغرق وقتًا طويلاً. تعمل معالجة الفاتورة التلقائية على توفير الوقت والمال وتتضمن ميزة تسوية تطابق أوامر الشراء مع الفواتير. الدفع: بمجرد اعتماد الفاتورة للدفع ، يتم إنشاء ملف في نظام حسابات الشركة الدائنة. تؤدي الفاتورة المعتمدة إلى الدفع إلى المورد بحلول نهاية الفترة التي يمنح فيها المورد ائتمانًا.
لا تهدف أنظمة الشراء إلى الدفع إلى تسريع عملية الدفع. في حين أن هذا سيكون هدفًا يستحق الثناء ، إلا أن الواقع هو أنه لن يكون أولوية بالنسبة لمعظم الشركات لأن دفع الفواتير بشكل أسرع سيؤثر على توقيت التدفقات النقدية الخاصة بها. بدلاً من ذلك ، فإن الهدف من نظام الشراء للدفع هو تحسين الكفاءة والضوابط المالية لأن الإدارات المالية لديها بيانات شراء في الوقت المناسب في متناول أيديهم.
حقيقة سريع
أنظمة الشراء إلى الدفع هي عمليات آلية تقلل من تكاليف العمالة وتزيد من الدقة.
تشمل أفضل الممارسات لأنظمة الشراء إلى الدفع تقنية صلبة تستخدم نقطة اتصال واحدة ، مثل بوابة المورد وتقليل التعقيد في الفهارس وقنوات الشراء والدعم من الإدارة العليا. يمكن أن يوفر بيانات أساسية حول مقدار ما يتم إنفاقه ، وما المنتجات أو الخدمات التي يتم تلقيها ، وأوقات التسليم.
