ملاحظات المدين هي شكل من أشكال إثبات أن شركة ما قد قامت بإنشاء إدخال مدين شرعي في سياق التعامل مع شركة أخرى. قد يحدث هذا عندما يعيد المشتري المواد إلى المورد ويحتاج إلى التحقق من صحة المبلغ المسترد. في هذه الحالة ، يصدر المشتري مذكرة خصم تعكس المعاملة المحاسبية.
قد يصدر النشاط التجاري مذكرة مدين ردًا على مذكرة ائتمان مستلمة. الأخطاء (غالبًا ما تكون رسوم الفائدة ورسومها) في فاتورة المبيعات أو الشراء أو القرض قد تدفع الشركة إلى إصدار مذكرة خصم للمساعدة في تصحيح الخطأ.
الماخذ الرئيسية
- ملاحظة الخصم هي معاملة مكتوبة تنص على أن نشاطًا تجاريًا قد اتخذ إجراءً مالياً نتيجة التعامل مع شركة أخرى ؛ تتطابق الملاحظة مع ملاحظة الخصم في سجل محاسبة. تستخدم المعاملات التجارية بين الأعمال مذكرات الخصم والائتمان ؛ جميع الملاحظات مؤرخة ، بما في ذلك الرقم التسلسلي ، وصف المعاملة ، تفاصيل العائد وتوقيعات الأشخاص المعنيين. فاتورة ناقصة الفواتير التي سعى المورد في وقت لاحق لعلاجها ستكون مثالاً نموذجيًا على المذكرة المدينة ؛ مثال على ذلك ، المتجر الذي يعيد المنتجات إلى مورده ويتطلع إلى الحصول على تعويض.
ملاحظات الخصم في المعاملات
عادة ما تشارك مذكرات الخصم ومذكرات الائتمان في المعاملات التجارية بين الشركات. وهي تتوافق مع قيود الخصم والائتمان في سجلات المحاسبة ، والتي تعمل كدليل على معاملة تجارية سابقة. قد يشار إليها أيضًا باسم مذكرات الخصم.
عادةً ما تتضمن جميع ملاحظات المدينين نفس المعلومات العامة: تاريخ الملاحظة ، والرقم التسلسلي ، ووصف موجز للمعاملة التجارية السابقة ، وتفاصيل البنود المعادة (بما في ذلك ضرائب المبيعات ومرجع إلى الفاتورة) وتوقيعات الشركة المناسبة السلطات.
من المرجح أن تسمع عن مذكرة الخصم بعد فاتورة أقل من فاتورة. لنفترض أن أحد المورّدين شحنت مواد بقيمة 10000 دولار إلى عميل ، لكنه أرسل فاتورة فقط بمبلغ 9500 دولار. عند إدراكه لخطأه ، يمكن للمورد تقديم مذكرة خصم لعميله عن الفرق البالغ 500 دولار لحل المشكلة وإجراء أي تعديلات مناسبة على سجلاته المحاسبية.
تتشابه مذكرات المدين ومذكرات المدين وإيصالات المدين والفواتير جميعها بطبيعتها وجميعها وثائق قانونية تثبت المعاملات المالية بين الشركات ؛ ومع ذلك ، نادراً ما يستخدم مصطلح "إيصال الخصم" في المعاملات B2B.
إيصالات الخصم
هناك بعض الغموض بين مصطلحي "مذكرة الخصم" و "إيصال الخصم". في بعض الأحيان ، يتم استخدام إيصال المدين بالتبادل مع ملاحظة المدين - في أوقات أخرى ، تُقصد إيصالات المدين فقط لوصف السجلات المكتوبة التي تثبت أن العميل مدين بأموال لشركة. من النادر أن نرى مصطلح إيصال الخصم المستخدم للمعاملات B2B.
الفواتير
ملاحظة المدين أو إيصال المدين تشبه إلى حد بعيد الفاتورة. الفرق الرئيسي هو أن الفواتير تظهر دائمًا عملية بيع ، حيث تعكس ملاحظات الدين وإيصالات الخصم تعديلات أو عوائد المعاملات التي حدثت بالفعل.
يمكن أيضًا استبدال مذكرات المدين بالفواتير التقليدية عند تقديم سلعة أو خدمة خارج نطاق العمل المعتاد. يساعد ذلك في تمييز المعاملة لكلتا الإدارات المحاسبية ، كما يمنع الشركة المصدرة من إنشاء نوع جديد من الفاتورة.
تستند المعاملات B2B عادةً إلى تمديد الائتمان ، حيث يرسل البائع شحنة إلى شركة قبل أن يتم الدفع ، ثم يقوم بفواتير الشركة عن المبلغ المستحق بعد التسليم ؛ الديون والخصوم هي طريقة المحاسبة المستخدمة لتتبع هذه المعاملات.
إرجاع المواد
فكر في ملاحظات الخصم كمطالبات ضد أخطاء العمل. في حالة البضائع المعادة من المشتري إلى البائع أو المورد ، تُظهر مذكرة الخصم التغيير في دفاتر المشتري (سجلات المحاسبة) وتطلب ائتمانًا تم إرجاعه. غالبًا ما يرسل المورد / البائع مذكرة ائتمان كدليل على الانعكاس.
على سبيل المثال ، ضع في اعتبارك الحالة التي تقوم فيها شركة XYZ بإرجاع المواد إلى موردها ، الشركة ABC. لإثبات المبلغ الذي يجب سداده ، تقوم XYZ بصياغة مذكرة خصم. كان الشراء الأصلي بمبلغ 5،000 دولار ، لذا يجب أن تعكس مذكرة الخصم تكلفة المواد ، بالإضافة إلى معدلات ضريبة المبيعات المحلية. يجب أن تكون الضرائب وتكلفة البضائع دائمًا عناصر منفصلة في الملاحظة.
عند الاستلام ، يتعين على ABC إنشاء مذكرة ائتمان صغيرة كدليل على الفهم ، ثم المتابعة لاسترداد (أو تقديم ائتمان إلى) XYZ (طالما احتوت مذكرة الخصم على معلومات صحيحة).
الفائدة / مستحقات العمولات
لنفترض أن هناك مصلحة تجارية مدين بها لدائن أو عمولة لطرف ثالث مقابل الخدمات المقدمة. في مثل هذه الحالة ، يتم إصدار مذكرة المدين عادةً للرد على مذكرة ائتمان مستلمة ، ولكن يمكن للمدين دائمًا إصدار مذكرة غير مرقومة.
تعتبر مذكرات المدين المدينة بالعمولة شائعة بين الشركات الأم والشركات التابعة. يمكن استخدام ملاحظات الخصم المدينة المدينة لضبط الدفعات السابقة أو كشكل بسيط من أشكال حفظ السجلات.
