ما هو نظام المعلومات المحاسبية (AIS)؟
يتضمن نظام المعلومات المحاسبية (AIS) جمع وتخزين ومعالجة البيانات المالية والمحاسبية المستخدمة من قبل المستخدمين الداخليين للإبلاغ عن المعلومات إلى المستثمرين والدائنين وسلطات الضرائب. إنها طريقة تعتمد على الكمبيوتر لتتبع النشاط المحاسبي جنبًا إلى جنب مع موارد تكنولوجيا المعلومات. يجمع AIS بين الممارسات المحاسبية التقليدية ، مثل استخدام مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP) ، مع موارد تكنولوجيا المعلومات الحديثة.
كيف يتم استخدام نظم المعلومات المحاسبية (AIS)
يحتوي نظام المعلومات المحاسبية على عناصر مختلفة مهمة في الدورة المحاسبية. على الرغم من أن المعلومات الموجودة في أي نظام تختلف بين الصناعات وأحجام الأعمال ، فإن AIS النموذجي يشمل البيانات المتعلقة بالإيرادات والنفقات ومعلومات العميل ومعلومات الموظف والمعلومات الضريبية. تتضمن البيانات المحددة أوامر المبيعات وتقارير التحليل ، طلبات الشراء ، الفواتير ، سجلات التحقق ، المخزون ، كشوف المرتبات ، دفتر الأستاذ ، الرصيد التجريبي ، ومعلومات القوائم المالية.
يجب أن يحتوي نظام المعلومات المحاسبية على بنية قاعدة بيانات لتخزين المعلومات. تتم برمجة بنية قاعدة البيانات هذه عادةً باستخدام لغة الاستعلام التي تسمح بمعالجة الجدول والبيانات. يحتوي AIS على العديد من الحقول لإدخال البيانات وكذلك لتحرير البيانات المخزنة مسبقًا. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما تكون أنظمة المعلومات المحاسبية عبارة عن منصات آمنة بدرجة عالية مع اتخاذ تدابير وقائية ضد الفيروسات والمتسللين والمصادر الخارجية الأخرى التي تحاول جمع المعلومات. يزداد أهمية الأمن السيبراني مع قيام المزيد من الشركات بتخزين بياناتها إلكترونيًا.
تجسد النواتج المختلفة لنظام المعلومات المحاسبية براعة إمكانيات معالجة البيانات الخاصة به. تنتج AIS تقارير بما في ذلك تقارير تقادم حسابات المدينين المستندة إلى معلومات العميل وجداول إهلاك الأصول الثابتة والأرصدة التجريبية لإعداد التقارير المالية. يمكن أيضًا إعادة إنتاج قوائم العملاء وحسابات الضرائب ومستويات المخزون. ومع ذلك ، لا يتم تضمين المراسلات أو المذكرات أو العروض التقديمية في نظام المعلومات الإدارية لأن هذه العناصر لا ترتبط بشكل مباشر بالتقارير المالية للشركة أو مسك الدفاتر.
فوائد نظم المعلومات المحاسبية
التواصل بين الأقسام
يسعى نظام المعلومات المحاسبية إلى التواصل عبر أقسام متعددة. داخل النظام ، يمكن لقسم المبيعات تحميل ميزانية المبيعات. يتم استخدام هذه المعلومات من قبل فريق إدارة المخزون لإجراء تعداد المخزون وشراء المواد. عند شراء المخزون ، يمكن للنظام إبلاغ دائرة الحسابات المستحقة الدفع بالفاتورة الجديدة. يمكن لـ AIS أيضًا مشاركة معلومات حول طلب جديد حتى تكون إدارات التصنيع والشحن وخدمة العملاء على دراية بالبيع.
الضوابط الداخلية
جزء لا يتجزأ من نظم المعلومات المحاسبية يتعلق الضوابط الداخلية. يمكن وضع السياسات والإجراءات داخل النظام لضمان الحفاظ على المعلومات الحساسة الخاصة بالعملاء والبائعين والعمل داخل الشركة. من خلال استخدام موافقات الوصول المادي ، ومتطلبات تسجيل الدخول ، وسجلات الوصول ، والتراخيص ، والفصل بين الواجبات ، يمكن للمستخدمين أن يقتصروا فقط على المعلومات ذات الصلة اللازمة لأداء وظائف أعمالهم.
