ما هي القسيمة؟
الإيصال هو مستند يستخدمه قسم حسابات الشركة الدائنة لجمع وتوثيق جميع المستندات الداعمة اللازمة للموافقة على دفع الالتزامات. القسيمة هي أساسًا المستندات الاحتياطية للحسابات المستحقة الدفع. الحسابات المستحقة الدفع هي الفواتير قصيرة الأجل المستحقة على الشركات للبائعين والموردين.
تعتبر القسيمة مهمة لأنها آلية مراقبة محاسبية داخلية تضمن أن كل دفعة يتم اعتمادها بشكل صحيح وأن البضائع أو الخدمات المشتراة قد تم استلامها بالفعل.
الماخذ الرئيسية
- الإيصال هو مستند تستخدمه إدارة حسابات الشركة الدائنة التي تحتوي على المستندات الداعمة للفاتورة. القسيمة هي أساسًا المستندات الاحتياطية للحسابات المستحقة الدفع ، وهي فواتير مستحقة على الشركات للبائعين والموردين. يمكن أن تتضمن المستندات الموجودة في الإيصال المورد الفاتورة ، والمبلغ المستحق ، وتاريخ الاستحقاق ، وحسابات دفتر الأستاذ العام ، وإيصالات الشحن. يتم جمع جميع المبالغ المستحقة الدفع ، ويتم تسجيل المبلغ الإجمالي كحسابات مستحقة الدفع في الميزانية العمومية.
كيف تعمل القسائم
لدى الشركات التزامات مالية قصيرة الأجل تجاه الموردين والبائعين خلال فترة محاسبية. قد تحتاج الشركة إلى شراء مخزون أو مواد خام من موردين يستخدمون في إنتاج سلع الشركة. يمنح المورّدون أساسًا ائتمانيًا للشركة مما يسمح بالدفع في المستقبل القريب مثل 30 أو 60 أو 90 يومًا.
القسيمة عبارة عن نموذج يتضمن جميع المستندات الداعمة التي توضح الأموال المستحقة وأي مدفوعات يتم دفعها إلى المورد أو البائع عن الدفع المستحق. يتم تسجيل القسيمة والمستندات اللازمة في سجل القسيمة. يمكن أن تتضمن بعض المستندات الداعمة في قسيمة:
- فاتورة من الموردالبائع أو اسم المورد المراد دفعهشروط الدفع مثل المبلغ المستحق وتاريخ الاستحقاق وأي خصومات ممنوحة من قبل المورد لسداد الفاتورة في وقت مبكر أمر الشراء الخاص بالشركة استلام استلام يوضح أن البضائع قد استلمت الشركة من المورد دفتر الأستاذ العام الحسابات المراد استخدامها لأغراض محاسبيةالتوقيعات من الممثلين المعتمدين في الشركة للشراء والسدادإثبات الدفع والتاريخ بمجرد دفع الفاتورة إلى المورد
يتم تسجيل المبلغ الإجمالي لجميع القسائم التي لديها أرصدة مستحقة على أنها حسابات مستحقة الدفع في الميزانية العمومية. بمجرد سداد القسيمة ، يتم تضمين إثبات الدفع في القسيمة وتسجل كقسيمة مدفوعة.
كيف قسائم مفيدة
تعمل قسائم الشركة كمصدر رئيسي للأدلة عند إجراء التدقيق. يقوم مدقق الحسابات بمجموعة من الإجراءات لتحديد ما إذا كانت البيانات المالية خالية من الأخطاء الجوهرية. مستند الإيصالات التي تم استلامها بالفعل البضائع التي تم شراؤها ، وهو ما يدعم تأكيد المدقق أن البضائع والخدمات المنشورة في البيانات المالية موجودة بالفعل. تبرر القسائم أيضًا المدفوعات النقدية للشركة للبائعين وتوثيق حسابات دفتر الأستاذ العام المستخدمة لنشر المعاملة.
استخدام نظام القسائم يقلل أيضًا من مخاطر تواطؤ الموظفين لسرقة أصول الشركة. توظف الشركات الفصل بين الواجبات لمنع سرقة الموظف ، مما يعني أن المهام الحرجة يتم تعيينها لأشخاص مختلفين داخل المنظمة. تقوم المستندات بتوثيق القسيمة التي يقوم بتنفيذها العديد من الأشخاص وإنشاء مهام ورقية حتى يتمكن المدقق من التأكد من فصل الواجبات بشكل صحيح.
مثال على قسيمة
يطلب مطعم محلي اللحوم والأسماك كل بضعة أيام من بائريه. يقوم مدير المطعم بملء أمر شراء بقيمة 30 رطلاً من اللحوم ، ويقوم المالك بالتوقيع على أمر الشراء للموافقة على الشحنة. عند استلام الشحنة ، تتم مقارنة محتويات الشحنة مع أمر الشراء لضمان مطابقة الشحنة لما تم طلبه. يكمل المطعم إيصال الشحن لتوثيق العملية ، وتتم مقارنة إيصال الشحن مع فاتورة البائع.
تشمل القسيمة ، وهي صفحة غلاف تشرح المستندات المرفقة ، أمر الشراء وإيصال الشحن والفاتورة. تتم إضافة مبلغ الشراء وتسجيله في الحسابات المستحقة الدفع في الميزانية العمومية حتى يتم الدفع. يراجع المالك جميع معلومات القسيمة قبل توقيع الشيك.
تتضمن القسيمة أيضًا حسابات دفتر الأستاذ العام المستخدمة لتسجيل المعاملة. يمكن للمطعم ، على سبيل المثال ، اعتماد (زيادة) حساب مخزون اللحوم وخصم (تخفيض) الحساب النقدي لتسجيل الدفعة. يتم تسجيل إيصال الدفع والتاريخ لإظهار أنه تم دفع القسيمة. سوف تعكس الحسابات المستحقة الدفع الرصيد المنخفض بسبب الفاتورة التي يتم دفعها ، على افتراض أنه لا توجد حسابات دائنة إضافية تم إنشاؤها.
