تستخدم الشركات نموذج IRS W-9 ، طلب رقم هوية دافع الضرائب وشهادته ، للحصول على معلومات من البائعين الذين يقومون بتعيينهم كمقاولين مستقلين (يُطلق عليهم أيضًا اسم المستقلين). عندما تدفع شركة ما مقاولًا بمبلغ 600 دولار أو أكثر خلال سنة ضريبية ، يتعين عليها تقديم تقرير عن هذه المدفوعات إلى مصلحة الإيرادات الداخلية (IRS) ، وذلك باستخدام إرجاع معلومات يسمى Form 1099-MISC. تستخدم الشركات الاسم والعنوان ورقم الضمان الاجتماعي أو رقم التعريف الضريبي الذي يقدمه المقاولون في النموذج W-9 لإكمال عملية إرجاع المعلومات. لا ينبغي للمرسل ولا المستلم إرسال نسخة إلى مصلحة الضرائب.
الشركات التي تستأجر مقاولين مستقلين لا تحجب ضريبة الدخل أو تدفع ضرائب الرعاية الطبية أو الضمان الاجتماعي لمقاوليها المستقلين ، كما تفعل لموظفيها. بدلاً من ذلك ، يكون المقاولون مسؤولين عن هذه الالتزامات. ومع ذلك ، لا يزال مصلحة الضرائب ترغب في معرفة مقدار ما حصل عليه هؤلاء المقاولون للتأكد من دفع الضرائب المستحقة عليهم ، ويستخدم النموذج 1099-MISC لجمع هذه المعلومات. لا ترسل الشركات نموذج W-9 إلى مصلحة الضرائب.
الغرض من نموذج W-9
المعلومات المطلوبة في النموذج W-9
يسأل النموذج W-9 عن اسم المقاول المستقل أو اسم النشاط التجاري (إذا كان مختلفًا) أو الكيان التجاري (ملكية فردية أو شراكة أو شركة C أو شركة S أو صندوق ائتمان / شركة أو شركة ذات مسؤولية محدودة أو "غير ذلك") وضريبة العمل رقم الهوية (أو رقم الضمان الاجتماعي ، للمالكين الوحيدين الذين لا يستخدمون رقم معرف ضريبي منفصل).
يطلب النموذج W-9 أيضًا من الشخص الذي قام بملئه أن يشهد على عدم تعرضه للاحتجاز الاحتياطي. معظم دافعي الضرائب ليسوا كذلك ، لكن إذا كانوا كذلك ، فستحتاج الشركة التي تستأجر المقاول المستقل إلى حجب ضريبة الدخل عن أجر ذلك المقاول بمعدل ثابت قدره 24٪ (للسنوات الضريبية 2018-2025) وإرسالها إلى مصلحة الضرائب.
نظرًا لأن النموذج W-9 يتطلب إدراج معرّف الضريبة أو رقم الضمان الاجتماعي ، يجب على كل من ملئه والشركة التي تتلقى النموذج المكتمل أن يحرسه بعناية أثناء الإرسال وبعد الاستلام للحماية من سرقة الهوية.
عندما يجب أن لا تملأ W-9
يجب أن يتردد المقاول المستقل الذي يحصل على W-9 غير متوقع قبل تعبئته والبحث ما إذا كان لدى مقدم الطلب سبب مشروع لطلب هذا النموذج. تستخدم المؤسسات المالية أحيانًا نموذج W-9 لطلب معلومات من العميل عندما يحتاجون إلى الإبلاغ عن الأرباح أو الفوائد. كن حذرًا هنا: من المحتمل أن يكون للمؤسسة المالية رقم معرّف الضريبة الخاص بك بالفعل عند فتح الحساب.
الموقف الآخر الذي يجب أن تتردد فيه قبل ملء النموذج W-9 هو ما إذا كانت الشركة التي تطلب منك القيام بذلك هي صاحب العمل الخاص بك ومن المفترض أن يتم تصنيفك كموظف ، وليس مقاولًا مستقلاً. الفرق كبير.
الموظف أو المقاول المستقل؟
إذا كنت موظفًا ، فسوف يقوم صاحب العمل بحجب ضرائب الدخل ، وحجب ضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية ودفعها ، ودفع ضريبة البطالة على راتبك. إذا كنت مقاولًا مستقلاً ، فلن يفعل ذلك. هذا يعني أنك ستكون مسؤولاً عن حصة صاحب العمل من ضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية ، وأنك لن تكون مؤهلاً للحصول على تعويض البطالة إذا تم تسريحك.
قد يحاول صاحب العمل عديمي الضمير أو المتعثر ماليًا تصنيف الموظف على أنه مقاول مستقل لتوفير المال. إذا تم تصنيفك كمقاول مستقل ، فستكون "مدخرات" ضريبة صاحب العمل من جيبك كضريبة عمل حرة. ستصبح أيضًا مسؤولاً عن حساب ودفع الضرائب المقدرة أربع مرات في السنة وملء الجدول "ج" عند تقديم الإقرار الضريبي السنوي.
ليس من الواضح دائمًا ما إذا كان العامل موظفًا أم مقاولًا مستقلاً ، ولكن بشكل عام ، كلما زادت سيطرة الشركة على ما يفعله العمال وكيف يفعلون ذلك ، زاد احتمال كونهم موظفين. إذا بدأ شعور Spidey الخاص بك بالوخز عندما يقوم شخص استأجرك بالاتصال بك كمقاول مستقل ، فهذه علامة جيدة ، ويجب عليك التحقيق في الموقف بشكل أكبر. ابدأ بمراجعة مناقشة مصلحة الضرائب للفرق بين الاثنين. إذا كنت موظفًا ، فيجب عليك ملء النموذج W-4 وليس النموذج W-9.
فيما يلي مثال على متى يمكن لصاحب العمل تغيير حالتك من موظف إلى مقاول مستقل. أنت مبرمج كمبيوتر ، ويتعين عليك الحضور إلى المكتب من الساعة 9 صباحًا حتى 6 مساءً ، من الاثنين إلى الجمعة. توفر الشركة مكتبك وجهاز الكمبيوتر الخاص بك.
ابتداء من الشهر المقبل ، سوف تكون هناك حاجة لتوفير جهاز الكمبيوتر الخاص بك. ستكون قادرًا على العمل من المنزل أو أي مكان بعيد تريده ، ويمكنك إكمال العمل خلال أي ساعة تريدها ، طالما أن مهامك قد اكتملت في الموعد المحدد وترد على المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل في الوقت المحدد.
أسئلة وأجوبة W-9
كيف أعرف ما إذا كنت خاضعًا لحجب النسخة الاحتياطية؟
هل أرسل إليك مصلحة الضرائب خطابًا يخبرك بأنك تخضع للاحتفاظ بالنسخ الاحتياطي الإلزامي؟ قد يحدث هذا إذا لم تقم بالإبلاغ عن كل اهتماماتك وأرباحك عن الإقرار الضريبي السابق. إذا لم تكن قد استلمت هذه الرسالة ، وإذا قدمت رقم تعريف الضريبة الخاص بك إلى الطالب من النموذج W-9 ، فأنت لا تخضع للاحتجاز الاحتياطي. إذا كنت عرضة للاحتفاظ بنسخة احتياطية ، فاضرب البند الثاني في الجزء الثاني من النموذج W-9 قبل تقديمه.
ما هي أكثر الطرق أمانًا لإرسال الاستمارة W-9؟
هناك خيار آخر يتمثل في إرسالها عبر خدمة مثل FedEx أو UPS أو الخدمة البريدية ، على الرغم من عدم وجود ضمان لن يتم فقد النموذج أو سرقته أو العبث به أثناء النقل.
لا يوجد أيضًا أي ضمان بأن يقوم المستلم بتخزين النموذج بشكل آمن حتى لو قمت بإرساله بشكل آمن ، لذلك قد ترغب في طلب ذلك مسبقًا.
هل أعمالي كيان معفي؟
إذا كنت مالكًا وحيدًا ، فربما لا يكون ذلك. إذا كانت شركة ، فقد تكون كذلك ، إذا كانت مؤهلة للحصول على حالة الإعفاء الضريبي من مصلحة الضرائب.
لدي رقم تعريف صاحب العمل (EIN) ورقم الضمان الاجتماعي. ما الرقم الذي يجب علي إدخاله في النموذج؟
هل يمكنني رفض ملء الاستمارة W-9؟
بالتأكيد. إذا رفضت استجابة لطلب شرعي ، فإن عميلك سوف يحجب الضرائب عن راتبك بمعدل 24 ٪. قد يجد لك قسم المحاسبة ألمًا ويخبر جهة الاتصال الخاصة بك برفض القيام بمزيد من الأعمال معك. تتحمل الشركات التزامًا كبيرًا من مصلحة الضرائب للحصول على نموذج W-9 مكتمل من أي شخص يدفعون 600 دولار أو أكثر إلى خلال العام. عدم الامتثال يمكن أن يؤدي إلى غرامات.
إلى جانب العميل ، الذي قد يطلب مني ملء نموذج W-9؟
قد يطلب البنك أو شركة السمسرة أو مؤسسة الإقراض التي ألغت ديونًا مدينًا بها أو مُصدر الجائزة التي فزت بها. إذا كنت ضيفًا على عرض "Ellen" خلال حملتها الترويجية "12 يومًا من الهبات" ، ويطلب منك منتجو البرامج الحوارية ملء W-9 قبل مغادرتك ، فمن الآمن افتراض أن الطلب مشروع. إذا تلقيت رسالة بريد إلكتروني تفيد بأنك فازت بجائزة لمسابقة لا تتذكر دخولها ، فقد لا ترغب في منح هذا الشخص W-9.
احذر W-9 خدع التصيد. إذا تلقيت طلبًا بالبريد الإلكتروني لنموذج W-9 ولم تكن متأكدًا من كونه مشروعًا ، فاتصل بالمرسل المفترض عبر الهاتف (ولا تستخدم أي رقم هاتف في رسالة البريد الإلكتروني المشبوهة) للاستفسار عما إذا كان الطلب صالحًا أم لا. المهاجمون متطورون ويمكنهم جعل رسالة تبدو كما لو أنها جاءت من البنك الذي تتعامل معه أو من عميلك. وإذا تلقيت رسالة بريد إلكتروني من مصلحة الضرائب ، فمن المؤكد أنها محاولة تصيد ، ويجب عليك إعادة توجيه البريد الإلكتروني إلى [email protected]. مصلحة الضرائب لا تبدأ الاتصال مع دافعي الضرائب عبر البريد الإلكتروني.
الخط السفلي
نماذج W-9 مخصصة للمقاولين المستقلين ، وتسمى أيضًا أعمال حرة. من المهم ملء النموذج بشكل صحيح - ولكن فقط إذا كنت متأكدًا من أنه النموذج الصحيح للإرسال وكان الطلب شرعيًا.
