ما هي الفاتورة؟
الفاتورة هي وثيقة تجارية تفصل وتسجل معاملة بين المشتري والبائع. إذا تم شراء السلع أو الخدمات عن طريق الائتمان ، فعادة ما تحدد الفاتورة شروط الصفقة وتقدم معلومات عن طرق الدفع المتاحة. قد تتضمن أنواع الفواتير إيصالًا أو فاتورة بيع أو مذكرة خصم أو فاتورة مبيعات.
قد تختار الشركات ببساطة إرسال بيان نهاية الشهر باعتباره الفاتورة لجميع المعاملات المعلقة. إذا كان هذا هو الحال ، يجب أن يشير البيان إلى أنه لن يتم إرسال فواتير لاحقة. تاريخياً ، تم تسجيل الفواتير على الورق ، غالبًا مع نسخ متعددة تم إنشاؤها بحيث يكون لكل من البائع والمشتري سجل للمعاملة لسجلاتهم الخاصة. حاليًا ، الفواتير التي يتم إنشاؤها بواسطة الكمبيوتر شائعة جدًا. يمكن طباعتها على الورق عند الطلب أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني إلى أطراف المعاملة. تسمح السجلات الإلكترونية أيضًا بالبحث والفرز السهل لمعاملات معينة أو تواريخ محددة.
الفاتورة الأولية هي اتفاقية ملزمة ، على الرغم من أن شروط البيع قابلة للتغيير.
فاتورة
أساسيات الفاتورة
يجب أن توضح الفاتورة أنها فاتورة على وجه الفاتورة. عادةً ما يكون له معرف فريد يسمى رقم الفاتورة وهو مفيد للمرجع الداخلي والخارجي. تحتوي الفاتورة عادةً على معلومات الاتصال للبائع أو مقدم الخدمة في حالة وجود خطأ يتعلق بالفواتير.
يمكن تحديد شروط الدفع في الفاتورة ، وكذلك المعلومات المتعلقة بأي خصومات أو تفاصيل الدفع المبكر أو رسوم التمويل المقررة للدفعات المتأخرة. كما يعرض تكلفة الوحدة لأي عنصر ، وإجمالي الوحدات التي تم شراؤها ، والشحن ، والمناولة ، والشحن ، والرسوم الضريبية المرتبطة بها ، كما يوضح إجمالي المبلغ المستحق.
الفاتورة الشكلية هي فاتورة بيع مبدئية يتم إرسالها إلى المشترين قبل الشحن أو تسليم البضائع. تصف الفاتورة عادة العناصر المشتراة والمعلومات الهامة الأخرى مثل وزن الشحن ورسوم النقل. غالبًا ما تدخل فواتير شكلية في المعاملات الدولية ، خاصةً للأغراض الجمركية على الواردات.
يجب عليك دائمًا الاحتفاظ بنسخة من فواتيرك وإيصالاتك - سواء في شكل ورقي أو إلكتروني - للأغراض الضريبية.
أهمية تاريخ الفاتورة
يمثل تاريخ الفاتورة التاريخ الرسمي لفواتير البضائع وتسجيل المعاملة رسميًا. لذلك ، يحتوي تاريخ الفاتورة على معلومات أساسية تتعلق بالدفع ، حيث إنه يحدد مدة الائتمان وتاريخ استحقاق الفاتورة. هذا أمر بالغ الأهمية بشكل خاص للكيانات التي تقدم الائتمان ، مثل صافي 30. عادةً ما يكون تاريخ الاستحقاق الفعلي للفاتورة 30 يومًا بعد تاريخ الفاتورة.
E-الفواتير
منذ ظهور عصر الكمبيوتر ، وجد الناس والشركات أنه من الأسهل الاعتماد على الفوترة الإلكترونية كبديل للمستندات الورقية. الفواتير الإلكترونية ، أو الفواتير الإلكترونية ، هي شكل من أشكال الفوترة الإلكترونية لإنشاء وتخزين ومراقبة المستندات المتعلقة بالمعاملات بين الأطراف والتأكد من استيفاء شروط اتفاقياتها.
قد تتضمن هذه المستندات الإلكترونية الفواتير والإيصالات وأوامر الشراء وإشعارات الخصم والائتمان وشروط الدفع والتعليمات وقسائم التحويلات. يتم إرسال الفواتير الرقمية عادة عبر البريد الإلكتروني أو صفحة الويب أو التطبيق. تشمل المزايا ما يلي:
- الاستمرارية ومقاومة التلف المادي - سهولة البحث والفرز لأسماء أو مصطلحات أو تواريخ محددة - زيادة القدرة على المراجعة أو القدرة على الطباعة أو إعادة الإنتاج حسب الطلب - القدرة على جمع البيانات وذكاء الأعمال - الحد من استخدام الورق
يشمل نظام الفوترة الإلكترونية العديد من التقنيات وخيارات الدخول ويستخدم كمصطلح عام لوصف أي طريقة يتم من خلالها تقديم الفاتورة إلكترونيًا إلى العميل للدفع. تم تطوير العديد من معايير الفوترة الإلكترونية ، مثل EDIFACT و UBL ، في جميع أنحاء العالم لتسهيل التبني والكفاءة.
الماخذ الرئيسية
- الفاتورة عبارة عن مستند تجاري يحدد ويسجل معاملة بين المشتري والبائع. يعتبر الإيصال الورقي من المتجر فاتورة شائعة للمستهلك. تعتبر العناصر عنصرًا أساسيًا في الضوابط الداخلية للمراجعة والتدقيق. يجب أن يتم اعتماد الرسوم على الفاتورة من قبل موظفي الإدارة المسؤولين. تحدد الخطوط العامة بشكل عام شروط الدفع وتكاليف الوحدة والشحن والمناولة وأي شروط أخرى موضحة أثناء المعاملة. يمكن أن تكون الفواتير في شكل ورقي ، لكن الفواتير الإلكترونية أصبحت أكثر شيوعًا.
الفواتير والحسابات المستحقة الدفع
تتبع الفواتير بيع المنتج لأغراض مراقبة المخزون والمحاسبة والضرائب. تقوم العديد من الشركات بشحن المنتج وتتوقع الدفع في تاريخ لاحق ، وبالتالي يصبح إجمالي المبلغ المستحق حسابًا مستحقًا للمشتري وحسابًا مستحقًا للبائع.
يتم نقل فواتير العصر الحديث إلكترونيًا ، بدلاً من أن تكون معتمدة على الورق. إذا فقدت فاتورة ، يجوز للمشتري طلب نسخة من البائع. يمثل استخدام الفاتورة وجود ائتمان ، حيث أن البائع قد أرسل منتجًا أو قدم خدمة دون أن يتلقى نقودًا مقدمًا.
تختلف الفواتير عن أوامر الشراء التي يتم إنشاؤها قبل أن يطلب العميل سلعة أو خدمة.
الفواتير والضوابط الداخلية
الفواتير هي عنصر حاسم في الضوابط المحاسبية الداخلية. يجب الموافقة على الرسوم على الفاتورة من قبل موظفي الإدارة المسؤولين. بدلاً من ذلك ، تتم مطابقة فاتورة بأمر شراء ، وعند تسوية المعلومات ، يتم السداد للمعاملات المعتمدة. تضمن شركة التدقيق إدخال الفواتير في الفترة المحاسبية المناسبة عند إجراء اختبار لقطع النفقات.
